Gelijktijdige documentrisico's

Elke "beschaafde" organisatie streeft naar de best mogelijke organisatie van zijn workflow, zo mogelijk, alle redelijke en betaalbare maatregelen ter bescherming van documenten tegen ongewenste inmenging door onbevoegden. Waar hebben we het over?

Iedereen weet dat de documentcirculatie de bijbehorende risico's van derden draagt. Er zijn veel van hen. Laten we aandacht besteden aan de meest significante en wijdverspreide. De risico's verbonden aan documentcirculatie zijn:

1. Risico's van openbaarmaking van vertrouwelijke informatie
2. De risico's van document substitutie

Risico's van openbaarmaking van vertrouwelijke informatie

Vertrouwelijke informatie in deze context dient te worden begrepen in de brede zin van het woord, namelijk als informatie die wordt geclassificeerd als beperkte toegang. Het belang van vertrouwelijke informatie blijkt uit het feit dat er een tamelijk uitgebreid wetgevingsbasis bestaat over dit onderwerp.

Hier zijn slechts enkele wetten die deze sfeer geheel of gedeeltelijk regelen:

1. Federale wet van 29.07.2004 N 98-FZ "On Trade Secret" (commercieel geheim).
2. Federale wet van 27 juli 2006 N 152-FZ "Op persoonlijke gegevens" (persoonsgegevens).
3. Federale wet van 02.12.1990 nr. 395-1 "Op banken en bankactiviteiten" ( bankgeheim).
4. Federale wet van 31.05.2002 N 63-FZ "Op voorspraak en juridisch beroep in de Russische Federatie" (een geheim van een advocaat).

De risico's die verband houden met documentcirculatie komen vaak voor bij ondernemingsactiviteiten. Dit is iets zoals 'productiekosten', zonder dat we dat niet kunnen doen, maar die kunnen worden beheerd en 'redelijk' gereden worden. Anders is het misschien niet goed voor het bedrijfsleven als geheel.

Het openbaar maken van vertrouwelijke informatie kan tot behoorlijke tastbare verliezen voor de onderneming leiden. De meest voorkomende bedreigingen zijn nalatigheid van werknemers en informatie diefstal. Om dit te voorkomen, wordt het aanbevolen om de documentcirculatie te implementeren volgens de regels die strikt door de onderneming zijn opgelegd, die u zelf naar eigen goeddunken stelt. U kunt bijvoorbeeld een bepaalde fixatie van de doorgang en de locatie van elk contract bij de onderneming toepassen of een persoonlijke en verplichte verantwoordelijkheid voor de veiligheid en boekhouding van contracten invoeren, evenals de procedure om deze te verwerken. Het zou overbodig zijn om systematisch te controleren bij het bedrijf voor het bestaan van relevante contracten. In ieder geval zijn strenge eisen aan de voorwaarden voor het opslaan van contracten en een toelaatbaar systeem van toegang tot hen nodig, zonder dat het behoud van documenten moeilijk kan worden voorgesteld.

De risico's van document substitutie  

De meest kwetsbare, naar mijn mening, in dit nummer zijn natuurlijk contracten, als documenten die de rechtsgrondslag vormen voor het verrichten van zakelijke transacties in boekhoudkundige en fiscale boekhouding.

Het merendeel van de juridische geschillen over de vervalsing van documenten, namelijk de vervanging van het contract, zouden kunnen zijn vermeden indien de partijen tijdens de sluiting van het verdrag een aantal eenvoudige maatregelen hadden genomen om deze te beschermen tegen interferentie door derden.

De nieuwste informatietechnologieën, vreemd genoeg, maken het mogelijk om documenten te beschermen tegen hun substitutie, anderzijds - om deze vervanging op een hoog beroepsniveau te implementeren. En dit is een feit. Bovendien, om eerlijk te zijn, zal niemand u honderd procent bescherming bieden, maar dit betekent niet dat u geen redelijke acties moet ondernemen om de documenten te beschermen. Natuurlijk is het nodig! In het bijzonder, contracten, aangezien zij degenen zijn die het meest getroffen worden (niet de primaire tellen).

U kunt verschillende methoden en methoden gebruiken om documenten te vervangen. Let eerst op de oude, beproefde tools die zijn ontworpen om documenten te beschermen tegen spoofing. Vergeet ze niet. Ze zijn vrij effectief en tegelijkertijd eenvoudig.

Hier zijn slechts een paar van hen:

• Ondertekening door de partijen van elk blad van het contract.
• Contract firmware.
• Gebruik van speciaal papier voor contracten.

De beste manier om het contract te beschermen is om verschillende manieren te combineren.

Het volgen van deze methodologie bij het sluiten van contracten is geen formaliteit of een eerbetoon aan de mode. In de Russische bedrijfsomgeving is dit een dringende noodzaak. Zelfs simpel ondertekening door de partijen van elk blad van het contract geeft voldoende betrouwbare bescherming van het contract van substitutie.

Bovendien kunnen moderne technologieën ook worden gebruikt. Zij bieden ondanks hun schijnbare complexiteit enorme mogelijkheden voor moderne zaken. Bijvoorbeeld, het gebruik van zeehonden in contracten met een verborgen beeld is een levendig voorbeeld hiervan. Ik kan zonder overdrijving zeggen dat dit een van de beste manieren is om jezelf te beschermen tegen oplichters. De essentie ervan is dat er een verborgen beeld op het contract staat, zoals in de pers zelf. Het gebruikelijke oog is niet zichtbaar, en speciale apparaten zoals vergrootglas, enz. Helpen hier niet. Een verborgen afbeelding kan alleen gezien worden door middel van een speciaal, zo te zeggen, 'control template', dat alleen beschikbaar is voor de afdruk eigenaar. Dit is een soort van "sleutel" die de authenticiteit van de pers bepaalt.

De risico's van het openbaar maken van vertrouwelijke informatie en de risico's van documentvervanging zijn niet de enige risico's die verband houden met documentcirculatie, maar het meest voorkomende en gemakkelijk verstelbare.

In dit opzicht zijn manieren om contracten tegen inmenging door derden te beschermen voldoende, maar hun effectiviteit is werkelijk geopenbaard in hun geïntegreerde applicatie, waarbij rekening wordt gehouden met de plaats, tijd en belang van de transactie.