Opslag contracten in de organisatie: het regelgevend kader, de timing

Opslag contracten geassocieerd met bepaalde problemen. In het bijzonder, in sommige gevallen zeer moeilijk te bepalen welk type toegekend aan die bepaalde instrument, hoe op te slaan, onder welke voorwaarden, hoe te vernietigen en ga zo maar door. Al deze factoren worden beheerst door de wet, maar vanwege het feit dat één en hetzelfde contract in verschillende situaties verschillende periodes opslag kunnen vereisen, hebben vaak allerlei problemen, onduidelijkheden, en ga zo maar door. Begrijp dit alles nodig is, maar het kan lastig zijn. Het moet duidelijk zijn dat in het geval van niet-wettelijke eisen op gebieden zoals opslag van contracten in het archief, records management mag niet alleen ineffectief, maar ook gevaarlijk in termen van mogelijke straf of boete zijn.

Waarom houden?

Het contract is te allen tijde beschikbaar zijn, niet alleen op het moment van hun acties, maar ook daarna. U kan bepaalde informatie, hetgeen tot uiting komt in deze documenten, een aantal gegevens dat het management zal de vraag, en ga zo maar door hebben. Vele geschillen, die meestal bestaan uit het feit dat de ene of de andere kant van kwade trouw aangepast aan zijn verplichtingen kunnen worden aangepakt met behulp van het verdrag als buiten de rechtbank en formeel in de rechtbank. Je moet ook rekening houden met de mogelijkheid van het uitvoeren van audits van bepaalde perioden, die door de staat toezichthouders zal worden uitgevoerd. Ze kunnen ook documenten te vragen voor een bepaalde periode, en als de opslag van contracten in de organisatie, de duur van hun vernietiging, en andere soortgelijke functies worden onjuist uitgevoerd, kunnen worden onderworpen aan zeer hoge boetes. Uiteraard zou het eerste ding zijn om het leiderschap kwalijk nemen, maar nadat de situatie is gestabiliseerd, de chief per se herinneren wie is de schuldige, hij had problemen uit de lucht vallen. Dat is het contract en alle andere documenten zijn strikt vastgestelde tijd worden gehouden. Veel bedrijven over het algemeen de voorkeur aan het archief regelmatig uit te breiden, en helemaal niets te vernietigen om mogelijke problemen te voorkomen, dan om een fout te maken en dan hark de gevolgen.

wetgeving

Opslag contracten in de organisatie wet beschrijft heel duidelijk, als je geen rekening gehouden met het feit dat het niet altijd mogelijk om dit of dat document juist in te schatten. In het algemeen zijn de contracten rechtstreeks aan een aparte wet niet, ze worden gespecificeerd in de algemene lijst van standaard archiefdocumenten (of het beheer van archiefdocumenten), die worden gevormd in het proces van het functioneren van organisaties, overheidsinstanties, de lokale overheid en ga zo maar door. Beide opties geeft, zowel met het management en met de gebruikelijke documenten, door het ministerie van Cultuur en Massa Communicatie van de Russische Federatie goedgekeurd. Het soort dat betrekking heeft op administratieve documenten, heeft het nummer 558 van 25.08.2010 van het jaar, en het tweede type - № 1182 van 31.07.2007 jaar. Bestudeer deze documenten wordt sterk aanbevolen, maar het is het beste om het proces van het leren voor zichzelf te isoleren precies die papieren, die worden gebruikt in een bepaalde instelling en hebben betrekking op een bepaald gebied van verantwoordelijkheid. De lijsten van te veel informatie om het allemaal te onthouden, maar als je bepalen wat documentatie aan wat van toepassing is en hoeveel er opgeslagen, waarschijnlijk, opslag contracten zullen veel eenvoudiger en gemakkelijker. In veel gevallen, alle gebruikte papier bedekt met 3-4 punten, om te studeren in detail dat is niet zo moeilijk.

verschillende types

Het maakt gebruik van twee belangrijke systemen van de scheiding verband met het behoud. Dus, de minst voorkomende systeem is te binden aan de houdbaarheid. Wijs een korte termijn, op lange termijn en permanente opslag. De eerste optie betreft een contract voor een periode van maximaal 10 jaar. De tweede - meer dan 10 jaar. Permanent wordt meestal alleen gebruikt bij het vernietigen van het document kan niet op alle. Dit systeem is niet erg handig. Opslag contracten in het archief, welke termen worden gedefinieerd in deze manier leidt vaak tot verwarring en fouten dan daadwerkelijk helpt bij het bijhouden van proces te zetten. Omdat een gemeenschappelijk stelsel te binden aan het type contract. De meeste bedrijven ze komen in drie varianten: profiel, huishouden en arbeid. De eerste en tweede voor het grootste deel op elkaar lijken, en ze zijn meestal slechts vijf jaar bewaard. Het is duidelijk dat in het kader van het profiel heeft betrekking op alle contracten en alle documenten die rechtstreeks verband houden met de belangrijkste activiteiten van de organisatie. Ten derde, de aard van de arbeidsovereenkomsten, in veel gevallen, wordt ook opgeslagen slechts 5 jaar oud, maar in bepaalde situaties, kan deze periode aanzienlijk toenemen. Bijvoorbeeld, als er geen rekening, dan is een dergelijke overeenkomst zou moeten worden opgeslagen voor maar liefst 75 jaar, dat is niet erg handig. In feite, als je niet in het bijzonder ingaan op het probleem, het kan willekeurig worden gehandhaafd beperken, de houdbaarheid van 5 jaar en vergeet over het probleem. Maar in een dergelijke situatie waarschijnlijk een aantal van de factoren die de periode waarin de opslag contracten van gelijke formaat verplicht zou moeten zijn kan verhogen missen, en dat is wanneer je zeker een boete of andere problemen, die probeert ieder weldenkend persoon te vermijden kan maken.

Transfer naar het archief

Procedure voor de overdracht van het depot contracten in het archief, waarvan de voorwaarden reeds zijn vervallen, kan verschillen afhankelijk van het bedrijf. In sommige gevallen medewerkers eenvoudig het document aan elkaar te binden en in een donkere hoek, die wordt beschouwd als een archief. Maar vanuit een ander bedrijf het hele proces kan duidelijk zien in de standaard documentatie worden beschreven, zal de persoon die verantwoordelijk is voor het bestand, of zelfs een speciale regels nomenclatuur voor het indienen presenteren, log en ga zo maar door. Beide opties kunnen comfortabel zijn, afhankelijk van vele factoren. Bijvoorbeeld, de eerste optie is geschikt klein bedrijf met een bescheiden omzet. Er zal niet zo veel documenten zijn, dat je altijd gemakkelijk kunt vinden allemaal in dezelfde donkere hoek. Maar de tweede, zei dat de situatie ernstig is geschikt voor bedrijven, die goed zijn voor een groot aantal werknemers, en moet gewoon een of andere manier niet verdrinken in het document. De algemene regel, die anders is dan de opslag contracten in de organisatie van elke vorm van eigendom, is de tijd van transmissie naar het archief. In de regel zijn personeel verplicht om documenten op te sturen tot een bepaalde periode, ongeacht wanneer ze eigenlijk liep uit de tijd stappen. En meestal, zoals archivering vindt plaats aan het begin van het jaar. Dat is, zelfs indien de overeenkomst eindigde in februari, zal nog moeten wachten tot volgend jaar om het in opslag te zetten.

vernietiging

Zoals hierboven vermeld, alleen maar omdat je niet kunt de overeenkomst te vernietigen. Eerst moet je ervoor zorgen dat was echt het juiste moment. Alleen dan kunnen we dit document te vernietigen. Maar deze acties kan vaak gevaarlijk zijn de gevolgen ervan, dat is de reden waarom de meerderheid van de werknemers de voorkeur om ze alleen te maken met de leiding van de sancties. Het ziet er als volgt uit: werknemer verzamelde een steekproef van alle documentatie die out periode of komt tot een einde is reeds. Opslag contracten in de fabriek, is het wenselijk zou moeten worden gebouwd is, zodat deze sampling procedure duurde niet lang. Dan, op basis van de verkregen lijst, maakte managementrapportages, de ondertekening van dit document, ingediend, en alleen dan, wanneer dit alles wordt gedaan, begint het proces van de vernietiging van de directe contracten en andere soortgelijke effecten. Opslag contracten in het archief op een regelmatige basis - niet de beste oplossing, vooral omdat sommige bedrijven slagen er zelfs in om het te maken een beetje, waardoor ze tot recycling en ga zo maar door.

VOORBEELD opname- en opslagsysteem

Om beter te begrijpen alle functies en de belangrijkste punten van de activiteit kan resulteren in een relatief eenvoudig voorbeeld van een workflow organisatie de opslag van documentatie. Dus, is er een medewerker, meestal iemand van de boekhoudkundige personeel, dat verantwoordelijk is voor de opslag van de contracten met aannemers, of enige andere soortgelijke effecten. Het heeft een aparte map waarin zij wonen, totdat de wet. Zodra een contract is gesloten, wordt verschoven naar een andere map. Het is handig om een speciaal register in elektronische vorm, waarbij deze documenten in orde zijn opgenomen te hebben, met vermelding van de opslagperiode. Maar eerst moet deze periode worden gedefinieerd. Het beste is om een map voor alle afdelingen, die op de een of andere manier verband houden met de opdracht uitvoeren, om beter inzicht in hun essentie. Met de ervaring van de noodzaak van een dergelijke actie zal verdwijnen. Dan, wanneer precies duidelijk wat het voorstelt elk van de documenten gestempeld beton termijn opslag. In sommige gevallen is het handig om het contract en de uiterste datum specificeren, priplyusovyvaya haar 5 jaar (of meer) om precies te lokaliseren wanneer het papier kan worden vernietigd. In feite, zelfs aan het begin van de organisatie van de uitgifte procedure was niet extreem moeilijk, maar na langdurig gebruik zal het nog meer en meer worden vereenvoudigd. Wanneer de opslagcapaciteit contracten in de organisatie, die de vernietiging van het leven is al goedgekeurd, zullen worden gestandaardiseerd, zal het hele proces te gaan in een paar minuten. En toen kwam het jaar wanneer u bepaalde documenten kan vernietigen. Ze worden verwijderd uit de map, dubbel gecontroleerd op eventuele fouten en, samen met de lijst van deze documenten, aan de toezichthouder ingediend. Hij, op zijn beurt, moet nogmaals controleren of alle zoals vermeld in de lijst, omdat het hoofd van de schuldige in geval van problemen zullen blijven. Als alles correct is, het hoofd ondertekende toestemming om te vernietigen en dat is waar iedereen komt als hun eigen intelligentie. Iemand die net scheurt en gooit. Anderen gebruiken de shredder. Anderen zitten op de prullenbak, verbranden en ga zo maar door.

Wanneer de bewaartermijn begint

Dit is een zeer belangrijke vraag, want het roept een veel fouten mee. Opslag contracten bij de onderneming van Wit-Rusland en de Russische Federatie in dit geval precies hetzelfde, en begint op het moment dat het nieuwe jaar begint, waarin het specifieke document niet meer geldig is. Bijvoorbeeld, er is een contract, dat eindigde op 15 juli 2010. Het is noodzakelijk om vast te houden voor 5 jaar, maar het kan niet vernietigen van de 15 juli 2015, en in het begin van 2016. Dat wil zeggen, het rapport ging op 01.01.2011, en niet vanaf de zevende maand van het voorgaande jaar. Meestal, om elke kans op fouten te minimaliseren, worden toegevoegd aan de term 1 jaar eerder gedefinieerd. En pas nadat het voorbij is, de vernietiging proces begint.

opslag Kenmerken

In het algemeen zijn er specifieke aanbevelingen over hoe het eruit moet zien en werken het archief. In het ideale geval de opslag van contracten aansprakelijkheid, betalingen aan contractanten, arbeidsovereenkomsten en soortgelijke dergelijke documentatie moet worden in een geventileerde en droge plaats. Bovendien worden deze papieren geplaatst op planken (open of gesloten). Als zij behoren tot de strikte rapportageverplichtingen formulieren of documenten met de vermelding "bedrijfsgeheim", moet het aanwezig zijn speciale kluis. In principe hoeft niemand niet controleren dit punt, want dit is de aanbeveling om te zien dat de meest winstgevende onderneming. De bottom line is heel eenvoudig: als je niet bestraffen voor de opslag systeem zelf, het is voor het ontbreken van de effecten, die nodig zijn om vaak worden gestraft. En als er een overstroming, of documenten worden vernietigd in een andere soortgelijke manier, de schuld voor dit is slechts een bepaald bedrijf.

Verantwoordelijkheid en performers

Primair en primaire verantwoordelijkheid van al dat aangaat opslag contracten staat aan het hoofd van de organisatie. Hij was het die in de aanwezigheid van de problemen die verantwoordelijk is aan de staat zal zijn en te lijden hebben van alle mogelijke problemen. Verder wordt na hem, het is meestal de chief accountant, een advocaat en de werknemer die verantwoordelijk is voor het behoud van de documenten. Maar meestal, al deze personen wordt al gestraft het hoofd naar de omvang van de fout begaan door hen. In feite zijn de meeste van de relatief kleine organisaties voor opdrachten monitoring systeem ligt bij de boekhouding. En in deze afdeling chief accountant of aan te wijzen van hun eigen, of als een algemene stemming, de specifieke verantwoordelijke persoon. In sommige gevallen krijgt de persoon een kleine stijging van de lonen, die moet compenseren voor de extra hoeveelheid werk, maar vaker, het laatste punt gewoon negeren, met nadruk op het gebrek aan middelen of andere soortgelijke factoren. In meer zeldzame gevallen, is verantwoordelijk voor de bewaring van documenten in het algemeen, en met name contracten sluiten, fungeert advocaat. Maar het is niet erg handig, omdat deze persoon alleen verantwoordelijk voor het contract kan worden, en de rest van de papieren die hij gebruikte om slechts oppervlakkig kennen. Meer handig wanneer er een enkele persoon die zich bezighoudt met deze kwestie. Het zal de meest accurate en verplicht zich niet kleinzielig vervelende bugs als dit kan andere werknemers te maken.

resultaat

Opslag contracten in de organisatie wordt uitgevoerd op basis van een volledige naleving van alle bepalingen van de wet uitgevoerd. Dit is een voorwaarde, dat op alle problemen van de onderneming kan nemen. In dit geval kan de kleine nuances, interne regels, registers en bijbehorende documentatie verschillen van bedrijf tot bedrijf. De belangrijkste verantwoordelijke persoon wordt beschouwd als de baas zijn, maar hij kan dit moment toevertrouwen een andere persoon. Dit zal het werk van beheer te vergemakkelijken, maar is het niet verwijderen uit de diepte van de verantwoordelijkheid voor mogelijke fouten. Dat is de werknemer die wordt vertrouwd om te werken met archiefstukken, moet zo verantwoordelijk zijn en duidelijk inzicht krijgen in hun rechten in ruil voor echt geld, in plaats van verbale dankbaarheid, omdat het meestal gebeurt bij toenemende belasting zonder compensatie met extra middelen te betalen.