De houdbaarheid van de documenten in uw organisatie

Tijdens de bedrijfsvoering, het bedrijf of de vennootschap verkrijgt het hele archief van effecten, belangrijk is en niet. Dergelijke zakelijke documenten zoals correspondentie met partners of de goedkeuring van kleine problemen voor werknemers, metgezellen, of vakantiegroeten zijn niet van bijzonder belang.

Die betrekking hebben op de loonlijst, betalingen aan de fondsen, federale of lokale, opdrachten en instructies met betrekking tot de benoemingen en ontslagen, behoren tot de categorie van degenen die nodig zijn om een houdbaarheid van documenten in de organisatie. deze voorwaarden worden bepaald door de wet en interne orders van het ministerie van Financiën. In dit geval, een instructie № 105 van 1983/07/29.

Hoe werkt de rekening van de ontvangst en de opslag van materialen, hun beweging, een lijst van werken op het controleren van de inventaris terug te vinden op de rekeningen, perioden van opslag van documenten in de organisatie? ter beschikking van de kop, dat is gebaseerd op een juridisch document management: Alle acties moeten een autoriteit.

Hier is het moeilijk om iets te verzinnen, en het is niet nodig, want er is een wet die u wilt uitvoeren. verantwoordelijkheid principe is eenvoudig: wie de order is getekend, is hij verantwoordelijk voor de uitvoering ervan.

Opslag, archivering en voorwaarden

Alle verantwoording documentatie moet worden ingediend in overeenstemming met de voorwaarden van de oprichting ervan. Gedurende het kwartaal of jaar, afhankelijk van het aantal en volume. Een klein bedrijf is in staat om meerdere archieven zoom voor het jaar, terwijl de "dikke" van het bedrijf is het moeilijk om de documenten in het kwartaal plaats om een enkele kast.

Archief gemaakt direct in de organisatie en haar oprichting, alsmede perioden van opslag van documenten in een organisatie moet worden ondersteund door de volgorde van het hoofd van de voorwaarden en de wijze van haar oprichting. Deze bepaling is ontworpen door het management, en wordt de basis voor het behoud van het archief. De positie wordt gecoördineerd met het arbeidsreglement Rosarkhiv en als je niet volgen op alle punten, moet het voldoen aan het basisprincipe van hun producten.

De belangrijkste parameters van de referentie, overdracht, archief werkschema en andere belangrijke voorwaarden moet worden voldaan. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt op het hoofd. Het is duidelijk waarom het nodig is om te voldoen aan het bijhouden van gegevens regels en hun verlies of schade te voorkomen. In het geval van de controles, twistpunten tussen de organisatie en de fiscale en andere autoriteiten, in het geval van behandeling van werknemers voor de winst verklaring zal moeten verwijzen naar de documenten uit het archief.

Zo niet de organisatie zelf, kan het archief geven dit soort documenten en certificaten, met het oog op onopgehelderde punten te vermijden. Wanneer houden aan de voorwaarden van de opslag van documenten in de organisatie, dan kan de persoon kan gemakkelijk een aanvraag voor een certificaat, pensioen.

De houdbaarheid van documenten in uw organisatie

Er is een concept van strikte verantwoording document. Deze zijn in principe de documenten betreffende de jaarrekening en de vorming van de belastinggrondslag. Deze documenten zijn gedeponeerd op een verplichte basis. De houdbaarheid van de documenten in de onderneming, maar ook in de organisatie (bedrijf), die wordt beheerst door dezelfde.

De specifieke termijn opslag direct te bestellen of een ander document in de lijst van standaarddocumenten (management), waar ook een bepaalde houdbaarheid van hen. Er zijn een aantal van de overige wetgeving en orders, als gevolg van een periode van opslag van zakelijke documenten. Wijzen op een specifieke bewaartermijn voor elk document in een artikel is niet mogelijk. Maar je kunt de lijst te openen en neem alle noodzakelijke informatie zoals vereist. We kunnen alleen maar zeggen dat de minimale het bewaren van documenten periode - 5 jaar, en de maximale - 70.

De houdbaarheid van de documenten in het archief

Wanneer een organisatie, bedrijf of onderneming beëindigt haar activiteiten, en stopt haar, het hele document is onderworpen aan het sorteren. Onnodige documenten kunnen elke bestemming te hebben, naar het oordeel van het management. Documenten die houdbaarheid van 5 tot 70 jaar hebben, kunnen verstuurd worden naar het archief (zoals ze zijn opgeslagen), of kan de opslag aan de wettelijke opvolger in te voeren. Documenten moeten worden neergelegd, genummerd, ontmanteld accessoire afdeling of structuureenheden zijn verweven overeenkomstig chronologie. Op het titelblad moet informatie bevatten met een lijst en mappen te voldoen aan de basisvereisten:

• Sheets in niet meer dan 250 stuks van de map.
• De dikte van de map is niet meer dan 40 mm.
• Inventarisatie documenten in de map.

Bij het verzenden van documenten naar het archief wordt gemaakt een akkoord over de overdracht, en ook samengesteld een inventarisatie van alle ontvangen documenten in twee exemplaren, waarvan één blijft in de organisatie (in de verkrijger) of een persoon die geïnteresseerd is in het behoud van het. Beide exemplaren moeten informatie verstrekken over de overdracht van documenten aan het archief bevatten, hebben een handtekening van de persoon die de documenten en de oprichting van de boekdrukkunst geaccepteerd.