Wat is een elektronisch document?

Het niveau van de automatisering van vandaag vraagt om een overgang naar "paperless" office management. Het is gebaseerd op een elektronisch document, dat in tegenstelling tot de traditionele, gekenmerkt door een aantal nieuwe eigenschappen en kenmerken. Tot nu toe, heeft een enkele definitie van dit fenomeen bestaat niet in de wet, noch in de wetenschappelijke wereld van Rusland.

Het begrip "elektronisch document" verscheen al in de jaren 1970. Dus begonnen we te noemen "machine-leesbare documenten." Hun bijzonderheid is dat ze moeten worden gemaakt met behulp van de computer-technologie en geschikt zijn voor de computer worden ingevoerd. In dit geval worden de gevraagde gegevens die strikt in overeenstemming met de vastgestelde procedure voor alle documenten.

Elektronisch document - is een object van de informatie, die bestaat uit twee verplichte onderdelen: 1) gegevens (naam, informatie over de auteur, tijd, plaats van herkomst, enz.) En elektronische digitale handtekening; 2) het grootste deel van de inhoud die bestaan uit tekst, grafische en numerieke informatie verwerkt als een eenheid.

Een elektronisch document wordt ondertekend door een gekwalificeerde elektronische handtekening, waardoor het gelijk aan een door zijn eigen hand ondertekende papieren. De informatie wordt gepresenteerd in deze digitale (elektronische) vorm. Sensing gegevens met behulp van computers kunnen informatie zenden op telecommunicatienetwerken, proces - in informatiesystemen. Indien nodig kan een document de vorm van een weergave op het scherm te nemen en op papier.

Elektronisch document - een cyclus levensduur van elektronische documenten in een onderneming (organisatie, bedrijf) te ontvangen, verandert de status (goedgekeurd, om, in, teken gecommuniceerd, gesloten, enz.) Tot de annulering van het archief. Een dergelijk document wordt soms aangeduid als een «workflow», die de beweging van documenten karakteriseert als een enkele stroom van individuele werken binnen een specifiek bedrijfsproces. Het volledige elektronisch document management systeem bevat software die je nodig hebt om te organiseren en te onderhouden dit soort levenscyclus van documenten.

Elektronisch document en workflow op basis daarvan hebben een aantal voordelen ten opzichte van traditionele. Ze stellen medewerkers van de organisatie om niet alleen hun eigen werkgebied, maar het hele proces te controleren. Gebruik het elektronisch archief is veel handiger dan papier. , Het verminderen van de tijd voor de passage van de coördinatie en de uitvoering van het document kan worden gevonden binnen een paar minuten. In het algemeen is het voordeliger dan papier. Er is heel veel van elektronisch document management software ( "Motive", "E1 Eufraat", "DocsVision", "1C: Document". En anderen).

Op dit moment is er Shade buitenlandse ervaringen met de regelgeving van de betrekkingen op het gebied van elektronische documenten in juridische termen. In Rusland is het probleem van de regulering van deze relaties niet wetgevende besluiten ontvangen, hoewel pogingen goedkeuring van de wet (2005) werden gemaakt. De goedkeuring van de wetgeving inzake dit soort papier - een van de belangrijkste richtingen van de wettelijke bepalingen.