Electronic Document Management Systeem (EDMS) dat dergelijke kenmerken en aanbevelingen

Tot een paar jaar geleden over het elektronisch document management systeem werd aangeduid als een mooie toekomst. Vandaag de dag worden ze op grote schaal gebruikt in de private en publieke ondernemingen. Maar het belangrijkste is dat de vraag groeit in de SED. Wat is een elektronisch document management systeem en hoe het werkt, kunt u overwegen het voorbeeld van de huidige Russische systeem.

vereisten

Om beter te begrijpen hoe de EDS-programma, moet u de basisbegrippen en de doelstellingen te overwegen. Zijn de belangrijkste factoren die de keuze van een of ander systeem te bepalen.

Als de organisatie kan werken in een formele controle, de noodzaak om in het document niet. Met de komst van de bedrijfsprocessen is er behoefte aan een controlemechanisme met de hulp van de bestelde documenten. Als je niet bezighouden met transacties in een tijdige wijze, zullen ze beginnen te bouwen en te verdwalen.

Als alternatief, een papieren vervoerder, een bijzondere regeling opslag van bestanden op de server. Maar het werkt voor lang. Met de toenemende volumes van de toenemende vraag naar informatie-opslag en synchronisatie.

Er is een dilemma: of om te gebruiken om oud papier of SED slaan. Wat belangrijk is kan worden verkregen via het elektronische systeem? Het verbeteren van de efficiëntie van de organisatie.

economische effect

Operationele efficiëntie kan worden verhoogd op twee manieren: vermindering van de kosten of het verhogen van de resultaten. DMS documenten kunnen twee doelen te bereiken in een keer. Dat wil zeggen, de invoering van het systeem kan een organisatie minder uit te geven, maar meer verdienen.

Kostenreductie wordt uitgevoerd door het verminderen van de papierkosten, overhead tijd, versnellen de uitwisseling van informatie, wijzigingen in de corporate cultuur uitgevoerd.

Om de effectiviteit van die voorziet in het EDS programma te evalueren, moet u de kosten van de werkzaamheden te berekenen aan het ontwerp van papieren documenten. Geschatte consulting bedrijven, zoals operaties bezetten 20% van de tijd. Het systeem van de Russische bureaucratie, duurt het zelfs meer dan dat - 60% van de tijd. De invoering van de SED zullen deze kosten ten minste 10 keer te verminderen.

Office management en document management

Deze twee termen worden gekoppeld. Papierwerk - een term die verwijst naar een formele set van regels om te werken met documenten. Sommige EDS systeem kan worden aangepast volgens de regels van het kantoor, maar er zijn die systemen op basis waarvan reeds papierwerk gevormd.

Het document is de opslageenheid informatie EDS. Workflow wordt gegenereerd uit een verscheidenheid van bronnen: andere systemen, applicaties, e-mail, maar in de eerste plaats - van gescande papieren documenten. Daarom, scanners en andere apparatuur zijn een integraal onderdeel van de SED. Het systeem slaat alle documenten is hun geschiedenis, voorziet in de organisatie van de beweging, draagt ze de bedrijfsprocessen.

In dergelijke basis is de beslissing, de volgorde en de volgorde van EDS. Door hen, en door de organisatie management. Elke met de "Help" geleverd document. Stel velden op het formulier is afhankelijk van het type document. Het systeem informatie wordt opgeslagen in een databank voor elk veld van de kaart.

De functies en taken van de SED

document management programma is ontworpen om deze problemen op te lossen:

• systematisering van het werk met documenten.
• creatie van documenten op basis van sjablonen, registratie opslag;
• automatisering van de boekhouding;
• classificatie van documenten.

Laten we eens kijken naar de voet van de SED-functie. document management software wordt gebruikt om:

• creëren kaarten.
• vorming van de tekst van het document;
• opslaan van data in pdf of MS Word formaat;
• Controle toegangsrechten voor gebruikers;
• creatie van routes;
• traffic control documenten;
• sturen meldingen, herinneringen;
• logging, naslagwerken, classifiers;
• vorming van instructies;
• Zoek en ondertekenen van documenten;
• Verwerkingen genereren.

Voor het hele systeem functies zijn onder meer:

• remote werken met documenten;
• Gebruik database voor het opslaan van gegevens;
• gelijktijdig werken met EDS;
• veiligheid door middel van certificaten, barcodes en gepersonaliseerd.

Voordelen en nadelen

De overgang naar EDS heeft meer voordelen dan nadelen. Echter, goed georganiseerd project alle voordelen van automatisering te vernietigen. EDMS implementatie doelstellingen moeten haalbaar zijn. Voordelen zijn onder andere:

• gecentraliseerde gestructureerde opslag van informatie;
• dezelfde aanpak van de creatie en verwerking van documenten;
• met behulp van templates;
• zoeken;
• toegang audit.

Het nadeel is de hoge initiële kosten en verzorgde opleiding van de gebruikers.

document handling processen

De EDMS elektronisch document passeert door een aantal trappen, in de loop waarvan documenten bepaalde eigenschappen worden toegekend. Verwerking gebeurt handmatig of automatisch is uitgevoerd. In het tweede geval set:

• de omstandigheden van de overgang tussen trappen;
• scheiding van de route;
• bewerkingscycli;
• opSub, timers, verwerkingsprocedures;
• gebruikersrollen.

Soorten behandelingen:

• Maak een document.
• Editing.
• Hernoemen.
• Moving.
• Saving.
• Indexering.
• Verwijderen.

EDS over de kosten

Volledige workflow kan niet werken zonder een licentie server, complete aanpassingsmogelijkheden en opleiding van alle gebruikers. Elk van deze elementen vereist een grote uitstroom van geldmiddelen. Daarnaast moeten we niet vergeten over de integratie van EDS met andere systemen, het bijwerken van databases en software, technische ondersteuning en andere consulting services om de kosten te ondersteunen.

Uitvoering van de SED

De uitvoering van het project kan enkele maanden duren. Het proces is afhankelijk van de hoeveelheid documentaire processen en van de financiële, institutionele en resource mogelijkheden. Implementatie wordt uitgevoerd op dergelijke algoritme:

• oprichting van een werkgroep, het bepalen van het hoofd;
• definitie van de doelen en doelstellingen;
• inspectie van bestaande documentatie processen;
• ontwikkeling van de technische specificaties;
• keuze van EDS;
• sluiting van een overeenkomst over de uitvoering van de strategie;
• ontwikkeling en goedkeuring van de regelgeving van het werk;
• Controleer de eerste vulling van mappen;
• voorlopige test EDS;
• opleiding van het personeel;
• proefimplementatie van de EDS;
• analyse van de resultaten van de test operatie;
• foutcorrectie;
• volledige uitvoering van de SED.

introductie van de fout

Bijzondere aandacht moet worden besteed aan de processen die de aanwezigheid van een papieren document nodig. De belangrijkste fout - is de verdubbeling van een papieren document elektronisch. Dit bemoeilijkt het werk en veroorzaakt een negatieve houding ten opzichte van automatisering. Voor de implementatie van een dual work niemand betaalt. We moeten geautomatiseerde processen te bouwen zonder doublures. De tweede fout - het gebrek aan voorbereiding van het personeel. Meestal worden nieuwe processen waargenomen met vijandigheid. Daarom moeten we uitleggen aan werknemers waarom is sed geïntroduceerd, dus gingen ze bewust aan de opleiding proces.

documentopslag technologie

De EDS elektronisch document bevat attributen, op basis waarvan wordt gezocht, de indeling en groepering van rapporten bouw. Soms is een document is gemaakt op basis van een sjabloon, soms - door de overdracht van de gegevens uit de database. Attributen worden opgeslagen in tabellen. Het bestand zelf wordt geplaatst in de map opslag, de informatie van het - in de database directory. Toegang tot de gegevens wordt verkregen alleen gebruikers EDMS-systeem.

Wat is een stroom scannen?

Flow het verwerken van documenten, gevolgd door plaatsing van de monsters in het bestand bereikt met behulp van scanners. Tijdens het scanproces kan automatisch een barcode op het document en de inschrijving in de database te maken en dan richten op een bepaalde route.

OCR

Dit elektronisch document management systeem DMS zet u een elektronische afbeelding van het document in het formaat van jpeg-foto's of tekst formaat. Het maakt gebruik van speciale software als een standalone applicatie of geïntegreerd ESCOM.BPM in SED. Wat is ESCOM.BPM? Deze erkenning programma documenten getypt met verschillende lettertypen. Hierbij moet echter worden opgemerkt, dat onafhankelijke applicaties hebben meer mogelijkheden en zelfs handgeschreven tekst herkennen.

barcoding

Deze technologie biedt een set van de procedures voor de vaststelling en de toepassing van de grafische streepjescode op het document. Een unieke barcode wordt gegenereerd door het systeem server. Hij geeft voor de identificatie van het document, de snelle zoektocht op basis van distributie en opslag sites. Bij het registreren van een document wordt afgedrukt op het label van de barcode die correspondeert met de identificatie van de elektronische kaarten. Hij is vastgelijmd aan de papieren versie van het document.

EDS

Digitale handtekening maakt het mogelijk om de juistheid van de documenten en gegevens onveranderlijkheid controleren. Signing wordt gedaan met behulp van cryptografische software en sleutels - certificaat. Dit laatste is een bestand in een speciaal formaat dat wordt geregenereerd in het centrum van afgifte van de vergunning. Om te zorgen voor de veiligheid van de gegevens moeten worden opgeslagen certificaat op een smart card of key I-Token. Ze worden beschermd door PIN-code. Als de PIN meerdere keren wordt ingevoerd verkeerd, dan is het certificaat wordt automatisch geblokkeerd.

Full-tekst en attributen zoeken

Kenmerk zoekopdracht wordt uitgevoerd met behulp van een speciale vorm van een aantal waarden van het veld kaarten. Bijvoorbeeld, de "tegenpartij" criterium biedt zoekgegevens in het veld "Ontvanger" of "Sender". Het systeem vergelijkt de ingevoerde criteria uit de gegevens in de kaarten en slaat het resultaat in die kaarten, die toeval zijn geweest. De zoekopdracht wordt uitgevoerd, rekening houdend met de exacte of gedeeltelijke overeenkomsten.

full-text komt overeen met de gegevens in het document, inclusief woordvormen in de database ingebouwde tools, zoals MS SQL SERVER, ORACLE uitgevoerd. Voor de volledige bestanden zoeken in de database in document format (doc) dient te worden ingevoerd, tabellen (xls), presentaties, rapporten.