Taken van de office manager

Vaak, vooral in kleine organisaties, de office manager wordt meestal aangeduid met de secretaris. Het klinkt zo veel meer solide positie, maar het feit dat de verantwoordelijkheden van de office manager verschillen van secretariële (hoewel ze hebben zeker veel gemeen), zelden betrokken in dit geval iedereen.

Wat is de verantwoordelijkheid van de werknemer? Eerst en vooral de verantwoordelijkheid van de office manager is om te werken met documenten. De werknemer ontvangt Ontvangen correspondentie, registreert het, stuurt de ontvanger stuurt naar het archief, indien nodig. Hij aanvaardt ook toepassingen van andere werknemers zal hen over te dragen aan de ondertekening van de algemeen directeur, verzekert hen het stempel, en dan terug geeft. De taken van de office manager is om te werken met interne documenten: het afdrukken van orders en de goedkeuring ervan, de opslag, het verzenden van de archieven en boekhouding, het werken met uitgaande correspondentie. Indien nodig, moet hij in staat om te werken met elke kantoorapparatuur: fax, scanner, kopieerapparaat, evenals documenten afdrukken werven en. Bereid de ruimte voor presentaties, het houden van notulen van vergaderingen, vergader-en ontvangst van gasten en klanten als onderdeel van de taken van de office manager.

Vaak is de werknemer heeft te maken met de traditionele secretariële taken: distributie van uitgenodigde partners of managers in hotels, luxe kamers, vliegtickets en treinkaartjes. Afhankelijk van de specifieke kenmerken van het bedrijf en het kantoor zelf, kan de manager een vertegenwoordiger van uw bedrijf in zakelijke onderhandelingen, en het uitvoeren van de taken van de directeur personeelszaken: de zoektocht naar nieuwe medewerkers, het creëren van prikkels en educatieve programma's, design werk. Soms richt hij zich op de invoering van informatietechnologieën, de ontwikkeling van nieuwe programma's.

Taken van de office manager aannemen kennis:

1. Wet- en regelgeving die de juridische, informatie, zakelijke bedrijven regeren.
2. Fundamenten van het management, marketing, ondernemerschap en het bedrijfsleven.
3. De fundamenten van de sociologie, psychologie, ethiek van zakelijke communicatie, niet hebben gewerkt met het personeel en het publiek.
4. Procedure voor het opstellen van zakelijke voorstellen, rapporten, plannen, contracten en overeenkomsten.
5. De hoekstenen van het management, de basisprincipes van ergonomie en gezondheid op het werk.

Naast deze taken, de verantwoordelijkheden van de office manager omvat een inventarisatie van kantoor en software die nodig is om verbruiksgoederen (kantoorbenodigdheden, papier en andere accessoires) lopen, die nodig zijn voor het werk van de medewerkers. Ook is hij verplicht van deze materialen te houden aan hun uitgifte te verzekeren, om te bepalen hoe te verkrijgen, organiseren en bijhouden van de betalingen voor benodigdheden. De taken van de office manager is om de toestand van de kantoorapparatuur, waaronder monitoren: een operationele uitdaging de knie te krijgen voor reparaties, tijdige vervanging van consumables (zoals patronen), wanneer het onmogelijk is om te herstellen is - de vervanging van kantoorapparatuur.

Afhankelijk van de in het bedrijf vastgestelde regels, en de grootte van office manager of hij neemt lopende gesprekken en faxen doorsturen naar de juiste persoon, faxen versturen en ring van klanten en partners, en houdt toezicht op het werk van secretaresses, met inbegrip van het toezicht op de cultuur van hun spraak. Ook in de taken van office manager is om de sanitaire toestand van het kantoor, de organisatie gepland onderhoud te controleren, belt u de technische staf voor het oplossen van problemen (bijvoorbeeld het vervangen van lampen of afvoerschakelaars).

In het algemeen kan deze lijst uitzetten of krimpen, afhankelijk van de plaats van het werk. Het is daarom noodzakelijk, zelfs in het stadium van het interview te vragen wat de office manager (plichten van de werknemer in het bedrijf).