Naar het archief kamer eisen. De basisregels van de organisaties Archives

Het archief kan in de vorm van een afzonderlijke structuureenheid van een organisatie of een integraal onderdeel van kantoorleven. Dit is afhankelijk van het volume van een bestaand document.

Hoe die te organiseren

Het creëren van een archief van een bedrijf of organisatie vereist een reeks specifieke maatregelen te nemen:

1. Je moet de juiste opslagruimte voor het opslaan van documenten te selecteren en op de juiste rust het uit.
2. Er moet op worden gelet dat omstandigheden die voldoen aan de norm te maken.
3. Het is noodzakelijk om het uit te rusten met de technisch oogpunt - te kopen en installeren van de benodigde apparatuur voor het archief.
4. De repository is gebonden aan worden georganiseerd procedure voor de organisatie van archivering van alle benodigde documenten.
5. Het moet worden ontwikkeld en door de regelgevende kader van het toestel goedgekeurd.

De uitvoering van deze maatregelen zorgt voor de veiligheid van archiefdocumenten en zorgen dat ze in de gewenste stand.

Wie is de archivaris

En wat zijn de eisen voor de werknemers die zullen worden betrokken bij de organisatie van het archief en de verdere opslag van documenten? Ze kunnen gecombineerd posities en hun keeper, bijvoorbeeld, een secretaresse of een receptionist?

Archivaris - een specialist die tot taak heeft archief activiteiten te organiseren. Voor de veiligheid van de aan hem toevertrouwde documenten, draagt hij de volle verantwoordelijkheid. Zijn werk is niet mogelijk zonder het passeren van een specifieke instructie of zelfs (indien nodig) stage in de instelling van het Rijksarchief.

De functies kunnen worden overgedragen aan een andere werknemer die werkt in deeltijd. Typisch worden de archivaris verantwoordelijkheden van de individuele werknemer in het geval waarin het gedeponeerd bij de documentatie hoeveelheid voldoende groot is. In grote organisaties, bemannen een aparte post voor dit doel. In dit geval echter, is het meestal bestaat een taakomschrijving met vermelding van de aard van de werkzaamheden aan de archivaris toevertrouwd, alsmede de rechten en plichten.

Het belangrijkste ding - de procedure

Cases overgebracht naar het archief organisatie op basis van een speciaal ontwikkelde graphics. Zijn tekening heeft met de hoofden van elk van de departementen, die de documenten zal verzenden en door de archivaris goedgekeurd overeen te komen. Omdat de werkdocumenten in het archief zijn niet alleen opgeslagen, maar ook af en toe gebruikt, bepalen de regels van hun uitgifte (indien van toepassing) applicaties in uw organisatie, evenals externe stakeholders voorgelegd.

Levering van documenten die moeten worden gevierd in bepaalde boeken van de registratie. er zijn behoeften, de bestellingen, werkt op de overdracht van zaken aan het tijdelijk gebruik van derden procedures voor de registratie proces (onder andere deze kunnen kantoor en het hof van de aanklager bevatten). Uitgegeven documenten voor maximaal een maand van zijn eigen medewerkers, en tot drie maanden - de vertegenwoordigers van de partij structuren.

De basisregels van de organisaties Archives

Handelingen archief, alsmede eventuele structurele eenheid op basis van de bijzondere bepalingen, goedgekeurd door het management. Medewerkers van het in hun werk houden aan hun eigen functiebeschrijvingen. De door het bedrijf vastgestelde bepalingen, worden de basisregels van de archieven (de status van de functionele maat van rechten en verantwoordelijkheden en de samenstelling van de vereiste documentatie). Door de fundamentele taken zijn:

1. Een aanvulling op het archief van documenten, wordt de samenstelling van die vermeld in een apart gedeelte van de verordeningen.
2. Een register bijhouden van materialen en houd ze veilig.
3. Om te ontwikkelen om de beschikbare documenten vinden van hulp.
4. Hiermee kunt u de procedure die zijn opgeslagen in het archief materiaal te gebruiken.

Als uw organisatie documenten die kunnen aan de Archival Fonds van de Russische Federatie relevant zijn, dan voor te bereiden en in te dienen voor permanente opslag in de opslag staat is een van de externe problemen van de structurele eenheid.

de functionaliteit

archieffunctie systematisch ontlenen aan haar taken. De belangrijkste zijn de volgende:

1. Handhaving van de lijsten van hun eigen bronnen van verwerving, dat wil zeggen, organisaties of business units.
2. Neem van hen in een ordelijke manier de documenten in bewaring.
3. Houd rekening met de materialen en zorgen voor hun volledige veiligheid.
4. Het vormen en onderhouden van een online Help-systeem, met betrekking tot de archiefstukken.
5. Conduct informatieve service management en alle structurele eenheden van de organisatie.
6. Het organiseren van de uitgifte en het gebruik van de documentatie in overeenstemming met de behoeften van individuen en andere organisaties, te overwegen en analyseren van het proces van het gebruik.
7. Bereid verklaringen en officiële reacties op de burger vraagt sociale en juridische aard.
8. Het uitvoeren van activiteiten op het onderzoek naar de waarde van een document, te organiseren, overdracht van strafvervolging met het oog op permanente opslag in de gemeentelijke of de staat archief (in het geval dat de organisatie is één van de bovengenoemde bronnen van de verwerving van archieven).
9. Controleer de juistheid van de vorming en archiefbestanden in de overname van bronnen - zowel in hun eigen structurele eenheden en andere organisaties.
10. Om te werken aan het houden van de onderneming nomenclatuur te organiseren.
11. Praktische en methodologische hulp met documentatie van iedere structurele onderverdeling.
12. Neem deel aan de ontwikkeling van archieven en records management.
13. Voor deelname aan de evenementen die in het kader van de opleiding van archivarissen en medewerkers in posities die verband houden met het beheer te documenteren.

Waar te plaatsen

Laten we nu eens kijken wat er aan de archiefruimte eisen. De belangrijkste van wat moet worden beschouwd, - om het in ieder geval niet toegestaan in de gebouwen van de oude karakteristieke gebouwen van hout gebouwen, die ruw kunnen zijn, niet alleen de belangrijkste kamer, maar zolders met kelders, evenals in gebouwen, hebben kachel verwarming.

Als dezelfde structuur als geheel is ingericht voor opslag van papieren documenten, dan een archief noodzakelijk bedoeld een geïsoleerde kamer.

Als uw organisatie in de nabije toekomst van plan om zijn eigen archief vast te stellen, hier heb je de mogelijkheid om zich vertrouwd te maken met de lijst van de eisen die in het bereidingsproces moet worden beschouwd. Dus, wat zijn de belangrijkste vereisten om de archiefruimte, wiens missie - om alle nodige documentatie zorgvuldig en veilig op te slaan?

De lijst van wat nodig is ter beschikking worden gesteld

1. Archive.
2. De kamer is bestemd voor het ontvangen van documenten, tijdelijke opslag en acclimatisatie.
3. De ruimte waarin de documenten zal worden gebruikt.
4. Operatiekamer (of kamers) voor werknemers.

Wanneer de ruimte is niet genoeg ...

In het geval waar het bestand ruimte de mogelijkheid van ontvoering niet toelaat onder hem meerdere zalen gewijd enkele ruimte moet worden verdeeld in zones gescheiden zijn door wanden. De basisvereiste, die moet strikt worden nageleefd in dit geval - van elkaar gescheiden opslaglocatie van documenten en met hen.

Een aparte kamer of een speciaal geconstrueerde en aangepast als een documentopslag gebouw gebruikt als reserve wordt vereist van voorwerpen hetgeen een risico met betrekking tot de mogelijkheid van een brand te verwijderen. Als voorbeeld kunnen worden genoemd zijn parkeergarages, garages en benzinestations. In de directe nabijheid van het gebouw of de gebouwen archief mag geen voorwerpen die dienen als bronnen van luchtverontreiniging zijn.

In het ideale geval de bestanden moet altijd in een aparte, alleen bestemd zijn voor dit gebouw met alle nodige regels en voorschriften geplaatst. Maar, helaas, de realiteit dicteert de voorwaarden, en in de meeste organisaties, zijn documenten die zijn opgeslagen in de reeds bestaande faciliteiten, omgebouwd en aangepast voor dit doel.

Dat het recht om te spreken

Kennis te maken met de wettelijke eisen aan de gebouwen en terreinen van het archief. Ze zijn als volgt:

1. Het gebouw, dat wordt verondersteld om de toekomst van de opslagruimte nodig is om te verwijzen naar het aantal administratieve. Het is ten strengste verboden in het archief waar er catering services, voedsel pakhuizen, winkels uit de categorie van brandbare stoffen en agressief, evenals relevante chemische technologie toegepast te plaatsen.
2. Uitgesloten te plaatsen in een onverwarmde ruimte en waar niet voldaan aan de hygiëne-eisen. Op de onaanvaardbaarheid van verval archieven gebouw boven vermeld.
3. Het is vooral belangrijk om te voldoen aan vuur eisen voor de archiefruimte. De veiligheid voor mogelijke brand - een van de belangrijkste voorwaarden voor een veilige opslag van documentatie. In januari 2009 heeft het ministerie van Cultuur van Rusland een bevel No. 3 heeft een reeks wettelijke vereisten in de bijzondere regels van brandveiligheid van de Russische Federatie regering en gemeentelijke archieven in te stellen. Wanneer het apparaat van de documentopslag regels moeten worden nageleefd zonder mankeren.
4. ontwerp van het gebouw is van de onmogelijkheid om overstromingen te waarborgen. De kamer is nodig om een nooduitgang te hebben. In geen geval zal daar doorgaan de hoofdleiding (watervoerende of gas).

Is het mogelijk om de plaatsing te dienen in de kelder?

Het is niet aan te raden de plaatsing van archiefopslag in de kelderruimte, bovenste verdiepingen of veranderingen als zodanig zolderruimte.

In noodsituaties kan er uitzonderingen op deze regel zijn. Ze worden geaccepteerd wanneer de kelder droog en goed verwarmd, voorzien van mechanische ventilatie, in staat om te voorzien in een uur of twee drievoudige ademend vermogen. Archief voor loft of zolder is alleen mogelijk mits de juiste temperatuur en vochtigheidsgraad.

Een zeer belangrijke eis voor gebouwen archief met betrekking tot de bedrading apparaat. Zij moet worden afgesloten met luchtdichte aansluitingen. Koorden van draagbare elektrische toestellen zijn voorzien van rubber isolatie. Mag niet binnenshuis worden geplaatst of gemeenschappelijke opslag van grond circuit breakers.

De geselecteerde niet-stuivend en niet-corrosieve materialen bouwmaterialen voor afwerken archivering repositories. blussysteem moet uitgerust zijn met behulp van neutraal, veilig voor documenten. Het is niet toegestaan om vuur te gebruiken in de winkel, onder verwarming of plaats vreemde voorwerpen.

om samen te vatten

Na reductie van het geselecteerde gebied in overeenstemming met alle bovenstaande eisen aan de archiefruimte, een definitief besluit over de geschiktheid of ongeschiktheid voor gebruik. Neem een dergelijk besluit na controle van de mogelijke sanitaire en epidemiologische station en de Staat Fire Supervision. Het archief kan worden geplaatst waar is gepland nadat de procedure van het grondige onderzoek.

Het doel - om te verduidelijken het vuur kamer en het bepalen van het juiste niveau, bij de grote duurzaamheid van de constructie te inspecteren, zorgen voor de sterkte van de overlap tussen de verdiepingen in de berekening van de potentiële belasting (apparatuur voor het archief en het gewicht van de opgeslagen documenten), de beschikbaarheid en de huidige status van de ventilatie- en verwarmingssystemen.

In de betrokken als vertegenwoordigers van de organisatie (meestal de werknemers van de toekomst archief), en medewerkers van alle betrokken diensten audit - .. Building, brand, beveiliging, enz. De resultaten van het onderzoek worden weerspiegeld in de voorbereiding van de slotakte.