De organisatie van het werk met documenten

Werken met HR-documenten heeft een bijzondere invloed op de kwaliteit van het functioneren van de administratieve apparaat, evenals de vorming en werkcultuur van de werknemers. De meer professionele werk is aan de gang, de meest succesvolle activiteit van de onderneming als geheel.

Interne workflow van een bedrijf omvat diverse maatregelen voor te bereiden, steun, vulling, kopiëren, de overdracht van zakelijke informatie. Uit de praktijk blijkt dat ongeveer zeventig procent van de tijd die medewerkers besteden aan deze activiteiten. Het moet gezegd worden dat de organisatie van het werk met documenten wordt steeds belangrijker. Vandaag de dag wordt deze activiteit beschouwd als een van de belangrijkste factoren van het concurrentievermogen van de moderne onderneming.

Organisatie werken met documenten vereist een speciale aanpak voor proces zakelijke gegevens te ontvangen en, het coördineren van processen van de vorming en verandering van informatie. Correct organisatie van het werk met documenten vermindert de tijd om te zoeken en verhoogt de nauwkeurigheid, tijdigheid, waardoor redundantie.

Gezien de jaren van de praktijk zijn geproduceerd drie belangrijke soorten van het werk met documentatie: gemengd, decentraal en centraal.

De laatste vorm gaat concentreren op het structureren van een verscheidenheid van beschikbare activiteiten in het gedrag van een enkele eenheid in de onderneming. Zo eenheid kan worden gedeeld of personeelsafdeling, kantoor en dergelijke. Bijhouden van kan maken en één persoon die een secretaresse. In ieder geval zal de verdeling van de verantwoordelijkheden of werknemer onder meer de invoering van een volledige cyclus van acties voor het verwerken van de documentatie van ontvangst te zenden naar de archiefdienst. Deze activiteiten hebben betrekking op de ontvangst, verwerking van zakelijke informatie, de registratie, de opslag, de controle over de uitvoering, het verzenden, referentie en informatie-activiteiten, bestellen alvorens naar het archief.

Gecentraliseerde organisatie van het werk met documenten beschouwd als de meest efficiënte, en daardoor meer de voorkeur. Dit is vooral belangrijk in kleine ondernemingen. Met deze methode, systematisering van de documentatie vermindert de kosten van de maatregelen voor de verwerking van informatie. Daarnaast is aanzienlijk verbeterd arbeidsorganisatie medewerkers. Bij deze vorm van workflow efficiënter werken kantoorapparatuur, bereikte de eenheid in de methodologie en het beheer van de activiteiten die verband houden met de verwerking van documentatie.

Tegenover het gecentraliseerde systeem is gedecentraliseerd systeem. In dit geval, de dienst te werken met de documentatie gegenereerd voor elke eenheid. In deze eenheden worden alle bewerkingen onafhankelijk uitgevoerd. Een decentraal systeem is typerend voor instellingen en organisaties die gecompartimenteerd in verschillende territoriale zin inrichting. Bovendien is deze bewerking is geschikt voor die ondernemingen document waarin een verschillende specificiteit (bijvoorbeeld, is er behoefte aan informatie bescherming).

De meest voorkomende, ondertussen, is een vorm van een gemengd systeem. In dit geval wordt een bepaald gedeelte van alle operaties (in de regel voor de ontvangst en verwerking van verzonden en ontvangen documenten opslaan, kopiëren) wordt uitgevoerd in de centrale eenheid uitgevoerd. De structurele onderdelen van de onderneming op hetzelfde moment wordt uitgevoerd door het afdrukken van activiteiten (de schepping), bestellen, bewaren en bereiden voor levering aan het archief worden uitgevoerd.

De keuze voor de ene of de andere circuits met documenten wordt uitgevoerd overeenkomstig de structuur van de onderneming uitgevoerd.