Vorming van Binnenlandse Zaken. Private bedrijfs medewerker: documenten pryadok referentie houdbaarheid

Vorming Zaken personeel - een proces dat is verplicht voor bijna alle bedrijven. Volgens de in Rusland vastgestelde regels, moet elke werkgever een soort dossier op elke werknemer. Dit document is in staat om de slaaf sinds haar werk te beschrijven. Persoonlijke bestanden worden niet alleen op het werk gevonden, maar ook bijvoorbeeld aan de universiteit. In ieder geval is dit document is belangrijk. Het is noodzakelijk om goed te vormen. Maar hoe dat te doen? In sommige gevallen, niet per se een dergelijke administratie bij te houden? Wat kan en wat niet kan worden in een prive-aangelegenheid geplaatst? Begrijp dit alles is niet zo moeilijk als het lijkt.

Bepaling van het persoonlijk dossier

Private personeelsdossiers - is een origineel document, dat alle documentatie over een bepaald frame opslaat. Het bestaat uit een deksel en speciaal papier met betrekking tot de slaaf.

Start up van dit soort documenten van het tijdsbestek van de werkgelegenheid. En het moet gaan tot het ontslag van de werknemer. Vervolgens wordt de zaak overgedragen aan het archief voor opslag. Vernietig dit document mag niet worden voor bepaalde tijd.

Vorming van zaken - dit is niet de bindende proces. In sommige gevallen kunt u het te vermijden. Maar dan het verzamelen van informatie over een bepaalde slaaf zal zeer problematisch zijn. Doorgaans wordt deze procedure in grote organisaties. Het creëerde een hele database waarin informatie over elke slaaf wordt weergegeven.

Verplicht of optioneel?

Er is gezegd dat de werknemers van zakelijk gedrag is niet nodig. Maar elke zichzelf respecterende onderneming heeft deze vorm van documentatie. Bij de vorming van de benodigde bestanden, en wanneer niet?

Wettelijk nooit voorgeschreven regels over de kwestie. Maar in de praktijk blijkt dat grote bedrijven vormen de persoonlijke zaken van zijn ondergeschikten, en kleine - geen. Het wordt aanbevolen om de zaak te nemen om bedrijven met een hoog personeelsverloop.

Vaak zijn organisaties geen persoonlijke bestanden op alle medewerkers, maar alleen voor bepaalde categorieën werknemers. Meestal zijn ze:

• leiders;
• plaatsvervangend leiderschap;
• Vooraanstaande deskundigen in het bedrijf;
• personeel dat met materiële goederen (bijvoorbeeld caissières);
• mensen die de mogelijkheid voor carrière groei.

Het wordt aangeraden om niet lui te zijn en om dit soort documentatie te voeren op alle ondergeschikten. Het proces van de vorming van het personeel zaken is niet zo moeilijk te onthouden. Alleen niet alle documenten met de informatie op het frame kan hier worden opgeslagen. Wat zijn de kenmerken van de werkwijze om te onthouden? Zelfs de geringste overtreding van de werkgever kan resulteren in niet de beste manier. Dus je hebt om de taak zorgvuldig te bestuderen.

opslagruimte

Er is gezegd dat de persoonlijke zaken van ondergeschikten, zelfs nadat een persoon heeft verlaten, blijven bij het bedrijf. Ze worden niet uitgegeven op de handen, en geplaatst in speciale archieven. Het is zelfs elektronische opslag van informatie over het personeel. Maar op papier dingen moeten gebeuren.

Er zijn een aantal regels die moeten voldoen aan de baas. Opslag gevallen - is bijna nooit eindigend proces. U kunt deze documenten voor 75 jaar te vernietigen na de beëindiging van het frame werk.

Het is om deze reden, veel bedrijven proberen niet te moeite om informatie over de verschillende onderwerpen te verzamelen. Slechts een klein aantal bedrijven, zijn er meer dan 75 jaar. Vaak zijn bedrijven geopend en gesloten, en persoonlijke bestanden blijven in de archieven.

Om opslag van bestanden te vereenvoudigen bedacht een wirwar aan regels. In het hoofddocument opslag plaatsvindt na sortering alfabetisch. Daarnaast is het raadzaam om de archieven te creëren door het jaar. Deze aanpak zal het zoeken naar informatie over werknemers die werkzaam zijn in het bedrijf op een bepaald moment te vereenvoudigen.

Er is een ander kenmerk in deze kwestie. het probleem is dat sommige van de persoonlijke dingen permanent in de archieven van het bedrijf zijn opgeslagen. En ze zijn ook niet 10 jaar of ouder 100. vernietigd Volgens deze regel najaar dossier leiders van de organisatie, evenals het geval van ambtenaren. Vergeet niet over ondergeschikten, die awards, medailles en een verscheidenheid aan titels te hebben.

toegang

De volgende keer - dit is een kwestie van de toegang tot de studie documentatie. Vaak zijn medewerkers zijn in het archief gegevens uitsluitend bestemd voor de werkgever. En ze hoeven niet om het grootste deel van de medewerkers te leren kennen.

Vaak het geval is versleuteld, toegang tot hen is alleen aan het hoofd van het bedrijf, evenals in het personeel, die wordt gevormd. Eenvoudige slaaf is niet toegestaan om de verzamelde informatie te zien.

De werkgever garandeert de vertrouwelijkheid van personeelszaken. In delen van dit soort informatie is niet ingediend. Op verzoek exemplaren van de documentatie aan het personeel in de dag van het ontslag. Het bedrijf is verantwoordelijk voor de slaaf voor de veiligheid informatie beschikbaar voor persoonlijke zaken.

Je moet ook niet vergeten eens en voor altijd - het dossier is niet uitgegeven achtergestelde onder geen voorwendsel. Werknemers mogen geen persoonlijke zaken te nemen, alsmede om hun uitlevering te eisen. Alleen wanneer het ontslag is het mogelijk om gegevens op te vragen van hier. De werkgever biedt het frame alleen kopieën van de informatie die is opgeslagen in de persoonlijke zaken. Een ander is niet nodig. Geen slaaf heeft geen recht om deze documentatie vertaald in een andere corporatie of definitieve ontslag uit arbeid te trekken. Er is gezegd - file werknemers houdt elke werkgever voor 75 jaar. Deze termijn onder bepaalde omstandigheden kan worden verhoogd.

Verplichte onderdelen van persoonlijke zaken

Nu een beetje over hoe het wordt gemaakt dergelijke documentatie. In feite zijn de regels van de vorming van ondergeschikte gevallen niet wettelijk vastgesteld. En dit probleem wordt opgelost door de bedrijfsleiding. Het bepaalt zelf welke informatie te houden en hoe u bestanden ondergeschikten te organiseren. Dit is het belangrijkste probleem van het gehele vormingsproces.

Echter, ongeacht de keuze van de regels, een deel van de gegevens in ieder geval zal worden in het persoonlijk dossier bewaard. Welke documenten zijn te vinden in dergelijke documentatie? Ze zijn:

• concurrent profielen;
• aanvraag voor de werkgelegenheid ;
• Orders voor de werkplek;
• brieven van ontslag (indien aanwezig);
• Om ontslag;
• werkt om het werk te boek uit te geven (op aanvraag of bij ontslag slave).

De bovenstaande lijst - een verplichte papier. Maar met andere informatie, kunnen er enkele problemen. Immers, niet alle informatie ondergeschikt worden gemaakt om een persoonlijke zaak. Er zijn enkele beperkingen in dit verband. Op welke punten moet je aandacht besteden aan klachten over onjuiste vorming van de persoonlijke dossiers van het personeel te voorkomen?

verbodsbepalingen

In feite, als je echt verdiepen in alle vraagstukken van de registratie en de vorming van persoonlijke documenten van de werknemers, kunt u in de war raken. Dus voordat je het archief te starten, om slechts een paar functies te onthouden. Meer in het bijzonder, de verbodsbepalingen. Ze zijn relevant voor alle bedrijven, ongeacht de regels. Niet doen:

1. Tijdelijke en permanente opslag van documenten op een plaats. De arbeiders dossier moet afzonderlijke plaatsen in om te kunnen om de papieren die slechts tijdelijk tot de persoonlijk dossier zetten. voorziet ook in de opslagplaats van de basisinformatie.
2. "Multiply" documentatie. Niet alle documenten in de zaken van de werknemers met duplicaten op te slaan. In dezelfde map - een kopie.
3. Maak ook persoonlijke informatie. Bijvoorbeeld, op religieuze overtuigingen. Dergelijke informatie aan de werkgever worden algemeen beschouwd als overbodig. Daarom is de vorming van zaken is geschikt voor het opslaan alleen handig voor de werkgever documentatie die de kwaliteit van het werk van ondergeschikten weerspiegelt.

En welke specifieke documenten kunnen worden opgenomen in deze bestanden? Dat, in aanvulling op het bovenstaande probleem, in de praktijk, het wordt gevonden in persoonlijke zaken? Om fouten te vermijden, kunt u het advies volgen om informatie over het dossier medewerkers verzamelen.

Verspreiding van documentatie

De samenstelling van het personeelsdossier gevarieerd. Er is gezegd dat het bedrijf de regels van dit document zal stellen. Daarom kunnen we niet zeggen wat er precies opgeslagen in het archief. De documenten, die zijn gevonden op een verplichte basis, zijn reeds vermeld. Maar voor eventuele fouten, bedacht door een bepaalde lijst voorkomen van toegestane voor de opslag van papieren. Wat moet er in het dossier? Als we sluiten blijven (meestal in de vorm van kopieën) de eerder genoemde objecten:

• een kopie van het paspoort van de burger;
• SNILS slave (kopie);
• INN (niet het origineel);
• militaire ID;
• document (s) van het onderwijs;
• foto's (niet persoonlijk, ontworpen voor profielen);
• feature van de vorige plaatsen van tewerkstelling (indien van toepassing);
• taakomschrijving voor een bepaalde taak;
• autobiografie.

Vergeet niet dat elke verantwoordelijke werkgever om te voldoen aan de workflow, evenals voor uw eigen veiligheid, is een verscheidenheid aan acts. Bijvoorbeeld, om te weigeren te ondertekenen het ontslag bestelling. Deze informatie moet worden opgeslagen in de persoonlijke zaken. De resultaten van de evaluatie werk en andere opdrachten die de werking van een frame van invloed zijn - het is nog steeds een paar items toegestaan om opname in het dossier.

Een ander belangrijk punt - is de opslag van de zogenaamde inventarisatie van het persoonlijk dossier. Document dat een hoop problemen kan brengen voor de werkgever. Het moet verplicht in elk individueel geval te zijn. Anders kunt u het leiderschap dat wat papieren illegaal worden toegepast schuld. Inventory personeelsdossier - is een speciaal document dat alle documentatie die aan de map bevat. Gelegen aan het begin van het bestand. Zonder een inventarisatie van de werkgever kunnen problemen hebben. De werknemer is in staat om te worden beschuldigd van vervalsing of diefstal van bepaalde documenten.

Formation personeelsbestand - het proces is niet zo moeilijk, zo goed voorbereid. De werkgever moet gewoon maken hier alle belangrijke informatie over de activiteiten van de werknemer. Maar de persoonlijke informatie over de medewerkers maken verboden. Het is een voorbeeld van religie geweest. gezinssamenstelling en de kenmerken van het referentie-slave leven - is ook taboe.

Maar sommige prestaties werknemer moet worden gedaan in persoonlijke zaken. Dit - niet een verplicht onderdeel, maar het is raadzaam om het niet te verwaarlozen. Vooral als het gaat om de echt getalenteerd personeel. Het toegestaan de introductie van informatie ontvangen awards, titels, onderscheidingen, medailles en diploma's.

Niet te veel

De documenten in het persoonlijk dossier kan verschillend zijn, dit is begrijpelijk. De exacte lijst wordt door elke onderneming die aan het oordeel van de manager. Maar de meest voorkomende lijst van de waarden zijn opgenomen. Bij de vorming en instandhouding van het dossier moeten zich bewust zijn van één regeltje. Dit is een verplicht punt, schending van die is niet toegestaan. Het uitvoeren van prive-zaken - die verantwoordelijk zijn beroep. Het vereist speciale zorg.

Het is ongeveer de grootte van persoonlijke zaken. Overeenkomstig de regels kan worden gezegd dat de dikte van de map volgens de teruggetrokken dossier van een bepaald frame, mag niet meer dan 4 cm. Als het volume groter is dan de ingestelde limiet, is het beter om een nieuw bedrijf te starten. En net een of andere manier te markeren onder het mom van de voortzetting van de bestaande documentatie.

In de praktijk een zeer zeldzaam geval, waarin dikte bereikt meer dan 4 centimeter. Daarom moet je alleen niet vergeten de regels en je geen zorgen over de niet-naleving. Als het frame is veel documentatie, wordt speciale test uitgevoerd. Volgens de resultaten van de werkgever beslist over de verdeling van de bestanden in meerdere delen.

basisvereisten

De procedure voor de vorming van eenvoudige gevallen. Het is genoeg om te bepalen wat voor soort documenten kan hier worden opgeslagen. Naar aanleiding van de eerder vastgelegde tijd herinneren. En dan al gevestigd bedrijf. De eerste stap is de productie van de mouwen. Genoeg om een speciale map met de naam "Business" te kopen. Ze zijn meestal alle documenten van een bepaald frame opgeslagen.

Vervolgens, op de voorpagina (in dit geval het deksel van de map) persoonlijke informatie wordt geschreven op het frame. Namelijk - Naam Op de bodem wordt gezet in de verplichte startdatum documentatie. Wat moet er in het dossier?

De inventarisatie wordt toegepast als de eerste pagina. Het kan worden genegeerd, maar het is niet aan te raden. Dit papier is veel makkelijker leven en verwijdert de verantwoordelijkheid van de werkgever voor de veiligheid aan het dossier van de media - iets dat niet in de inventaris is opgenomen wordt niet opgeslagen in het persoonlijk dossier.

Daarna, in een map geplaatst een verscheidenheid aan documenten die rechtstreeks verband houden met de slaaf. Het werd gevormd als deel van het persoonlijk dossier. Het is raadzaam om de kopieën of originelen van de documenten te plaatsen als ze worden ontvangen - de eerste aanvrager profiel, dan is het verzoek om een baan, de brief van de werkgever van de benoeming in een bepaalde positie, en ga zo maar door. Het eindigt de zaak door de volgorde van ontslag en de handeling van het krijgen van het werk boek ondertekend.

Dat is niet alles. Het proces van de vorming van zaken - het is tijdrovend werk, maar het is relatief eenvoudig. Er is nog een kleine beperking, die in staat is enige overlast aan de werkgever te brengen. Personeel, welke informatie de toegang tot de persoonlijke bestanden van ondergeschikten biedt, moet het aantal vellen in een map te controleren. Er mag niet meer dan 250 stuks. Bij teveel wordt gezet het tweede deel van het persoonlijk dossier voor een bepaalde werknemer.

tijdschrift

Nu begrijp ik hoe de vorming van de werknemers van het bedrijf. In dit hele proces niet ten einde. Als het bedrijf besloten om deze vorm van documentatie uit te voeren, moet het hebben van een speciale tijdschrift persoonlijke zaken. Wat is het?

Dit onderdeel is een lijst van alle beschikbare bestanden op de medewerkers. Hier worden gepubliceerd aantallen instellingen zaken, persoonlijke (persoons) gegevens ondergeschikten, de datum van de vorming van de verschillende "persoonlijke map".

Single log monster niet. De werkgever heeft het volste recht om een dergelijke archief gegevens naar eigen inzicht te creëren. In de afgelopen jaren, een uiterst voorkomende vorm van elektronisch tijdschrift. Een goed idee voor degenen die niet willen te veel papierwerk te doen. Het belangrijkste ding - in een tijdig in de juiste velden van het tijdschrift te vullen. Dan is het zonder problemen mogelijk om de informatie voor elke werknemer te vinden.

conclusie

Van nu af aan duidelijk is hoe de vorming van het persoonlijk dossier. Dit is een zeer eenvoudig maar ingewikkeld proces, de procedure waarvan niet door de wetgeving van de Russische Federatie vast. Werkgevers stellen hun eigen documenten die worden opgeslagen in persoonlijke zaken. De presentatie van de informatie kan ook worden geselecteerd.

Het wordt aangeraden niet van toepassing op de persoonlijke zaken van de originele documenten - alleen kopieën in een enkel exemplaar. Naar bestand medewerkers moeten worden behandeld met speciale zorg - gelekte informatie opgenomen in deze documentatie kan trekken op het hoofd van het probleem. Na het verzamelen van de ondergeschikte gegevens, zoals gezegd, de werkgever zich engageert om volledige vertrouwelijkheid van de informatie te waarborgen. Deze regel geldt ook voor de arbeidstijd, en voor de duur van de opslag van documenten na het schot afgevuurd. Dat is alles. Basisinformatie over de formulering van de onderzochte gevallen volledig. Kenmerken en de samenstelling van het proces zou moeten zijn om te leren van elk bedrijf. Sommige niet proberen om het te doen. Het maken van zaken (persoonlijke) - niet verplicht, maar erg handig voor de werkgever te doen.