Workflow in de onderneming. Management Program Document en registratie

Workflowautomatisering is een maatregel toevlucht tot door bijna alle moderne bedrijven. Zelfs kleine bedrijven werken met een massa van verschillende documenten, waaronder brieven, budgetten, facturen, contracten en allerlei eisen. Het is om deze reden dat bijna elke moderne organisatie probeert om deze maatregel te gebruiken als een workflow, die voorzien is ten koste van de volledigheid en het behoud van data, het gemak van het vinden en opslaan van verschillende gegevens, en het optimaliseren van de tijd die nodig is voor de goedkeuring ervan te beperken.

Waarom doen?

Vrijwel elk bedrijf medewerkers besteden veel tijd proberen om de juiste informatie te vinden, en statistieken welsprekend zegt dat het ongeveer de helft van de werktijd. Als het gebeurt ook dat je moet opnieuw opnieuw in plaats van het opnieuw gebruiken van alle documenten die "ergens" bestaan. Het is een standaard is een situatie waarin de oorspronkelijke tekst van een verdrag is een advocaat in de computer, en logboekgegevens van de effecten bij de uitvoering van de contracten uitgevoerd in het boekhoudsysteem, zijn rekeningen en acts die in de financiële afdeling op papier, en correspondentie met betrekking tot de uitvoering van het verdrag werk is in elektronische brievenbussen medewerkers. Deze "dispersie" van de informatie is zeer schadelijk voor de veiligheid, integriteit en consistentie, is het in dergelijke situaties is er werkelijke automatisering van de workflow.

Door de introductie van gespecialiseerde informatie systemen loste het overheersende meerderheid van de problemen. Bijvoorbeeld, sommige begrotingssysteem biedt de mogelijkheid om een systeem van onderling verbonden budgetten maken, gevolgd door de vorming en opslag van verschillende versies van deze documenten, alsmede een indicatie van hun status. Dus het probleem is gedeeltelijk begrotingsdocument opgelost door het gebruik van dergelijke systemen.

Maar vergeet niet dat het huidige begrotingskader, evenals boekhoud- en ERP-systeem in de overgrote meerderheid van de gevallen werken met gestructureerde informatie, dat wil zeggen de aard van de gegevens die kunnen worden gemaakt en opgeslagen in een tabelvorm. Volgens de meeste experts, de totale hoeveelheid gegevens van elke moderne zakelijke gestructureerde informatie geeft slechts 20%, terwijl de rest bestaat uit e-mails, tekstdocumenten, diverse meldingen van onderhandelingen en vergaderingen, afbeeldingen, etc. Heel vaak, zonder het uitvoeren van studies ongestructureerde informatie gewoon niet mogelijk om een normaal assessment kontektsta, die reeds aanwezig is gestructureerd te maken. Opslag, inzameling en latere verwerking van deze gegevens wordt verschaft door het gebruik van dergelijke maatregelen als de workflow en content management systemen bedrijfsinformatie.

Wat is het?

Met de hulp van het elektronisch document management systeem biedt organisaties van elke interactie tussen de medewerkers van een organisatie op basis van de ingediende documenten. Opnieuw 1C document voorziet in de creatie van documenten, de mogelijkheid van het verplaatsen van hen op de organisatie en behoudt het toezicht op de uitvoering van documenten en processen beschreven door ze te gebruiken. Zo is de elektronische document geeft het bedrijf enorme aantal voordelen, het vertalen van haar werk is eigenlijk een nieuw niveau.

Elk document in dit elektronisch systeem wordt gekenmerkt door een hele reeks van details die het unieke kenmerken (vaak aangeduid als zodanig sets kaarten). De kaart kan een verscheidenheid aan informatie, met inbegrip van het type document, de datum van de vorming en verandering, de schrijver, evenals opslagruimte en nog veel meer bevatten. In de toekomst document management systeem zal de opslag en het ophalen van de vereiste documentatie te verstrekken in overeenstemming met de gegevens die zijn vermeld in de kaart.

mogelijkheden

Elektronisch document management biedt organisaties niet alleen veel voordelen, maar het opent ook nieuwe mogelijkheden, die ook van belang is.

gecentraliseerde controle

Ongeacht hoe groot is dit of dat enterprise document management systeem zorgt voor een snelle verandering in de vorm van documenten die circuleren op het. Bijvoorbeeld, om te veranderen het aanvraagformulier voor een van de kosten van de verschillende verantwoordelijkheid centra alleen maar om bepaalde aanpassingen aan de template genoeg dat claim, die al in het systeem is opgeslagen. Daarna zal werknemers die deze toepassing te vullen niet in staat zijn om de documentatie van verouderde formulieren te gebruiken, aangezien de toepassing wordt ingevuld en verzonden door het systeem.

Bewijsstukken levenscyclus

Elk document dat zal geven en verwerkt in elke onderneming, per se gaat door verschillende stadia in te stellen. Bijvoorbeeld als het gaat om de corporate budget, is het eerst nodig om te maken, en vervolgens goed te keuren en uit te voeren op bepaalde tijdstippen. Na dat diverse actuele en geplande uitvoering van de begroting aan een grondige analyse en verzonden naar het archief. In 1C document biedt strakke controle over de levenscyclus van documenten, rekening houdend met de fundamentele eisen van de bedrijfsomgeving, alsmede diverse juridische regels en de industrie normen van de activiteiten van het bedrijf.

samenspel

Elektronisch document management systeem biedt veel meer dan alleen een organisatie van collectief werk aan documenten, en in aanwezigheid zal deskundigen die zich in verschillende kantoren of zelfs in verschillende steden zijn.

Het systeem slaat een voldoende groot aantal versies van hetzelfde document, in aanvulling op de directe en veranderen, kunnen ze de gegevens te annoteren, dat wil zeggen, toe te voegen aan hen een aantal opmerkingen en nota's, zonder dat de basisinformatie, die hij moet leveren.

vertrouwelijkheid

Eerder belangrijk kenmerk van deze systemen is dat in hetzelfde document 1C kunnen zich abonneren via een speciale digitale handtekening gevolgd door encryptie van. Dit maakt het niet alleen mogelijk om de authenticiteit van de informatie te bevestigen, maar ook op unieke wijze geïdentificeerd met de auteur, evenals de meest effectieve veiligheid te bereiken voor het opslaan van verschillende gegevens, indien nodig.

routing

Als het elektronisch document management systeem niet beschikbaar is, dan in dat geval de werknemer die deelneemt aan de creatie van bepaalde effecten, noodzakelijkerwijs begrijpen wie is het beste om deze effecten te dragen. Elektronisch document management in de onderneming om automatisch gegevens overdragen juiste persoon.

Op zichzelf het routing vrij en stijf. Free biedt een mogelijkheid om de richting van absoluut geen ontvangers geschikt document, terwijl de stijve biedt de meest nauwkeurige regeling, maar in bijzondere gevallen kan de werking van vooraf geïnstalleerde in de documentatie van de verkeersregels een beetje pauze kan worden (bijvoorbeeld als u het ontwerp-document ter beoordeling verzenden om een aantal externe deskundigen).

toegangscontrole

Er zijn verschillende opties van hoe onderscheid te maken tussen de verschillende machten van de werknemers van het bedrijf op het gebied van documentenbeheer. Zo is een geavanceerde workflow kan een persoon om de volledige controle te geven over de gegevens te beperken de mogelijkheid om alle bestanden te bewerken of zelfs toestaan alleen bekijken of annoteren. Dit vereenvoudigt het werken met verschillende gegevens, en dat is belangrijk - het wordt veel veiliger.

integratie

Om een maximale data-integriteit, die in een bepaald bedrijf wordt getrokken te verzekeren, elektronisch documentbeheer in de onderneming zorgt voor de integratie van het geïnstalleerde systeem met anderen - financiële, industriële, analytisch, etc. Door middel van deze integratie beschikt over moderne workflow systeem vaak genoeg gebruik gemaakt als een soort liaison tussen de verschillende software types.

Documenten van alle systemen, is logisch in verband met deze informatie, de zogenaamde context. Het kan onder meer de inhoud van een document of e-mails, faxen, betaling documenten, verslagen van de activiteiten, video of audio-opnamen, en zelfs een heleboel andere informatie. De context van het document kan worden toegevoegd het proces handmatig of volledig te automatiseren, afhankelijk van de voorkeuren en behoeften van het management.

Bijvoorbeeld kan het moderne systeem van automatisering van de workflow in wording en de daarop volgende wijzigingen in het budget een aantal andere contextuele informatie worden gebruikt:

• alle soorten van marktonderzoek, waaronder niet alleen zichzelf, maar ook degenen die werden verkregen uit externe bronnen;
• Verschillende overeenkomsten met tegenhangers (kopers of verkopers);
• Speciale juridische en referentiedocumenten;
• aanvullende documenten, die reflecteert op zich geen beperkingen of aannamen (ter illustratie, de inflatie, wisselkoersen en andere gegevens);
• notulen van vergaderingen, gehouden om het even welke versie te bespreken is het budget, en omvatten alle soorten van werknemers op- en aanmerkingen van de deelnemers aan het proces (vaak dergelijke documentatie is bij alle medewerkers afzonderlijk verstuurd via e-mail en opgeslagen vanuit budgettair informatie bestanden).

Een gebruiker die werkt met een budget, op elk gewenst moment, indien nodig, kan een van de bovenstaande documenten te bekijken, zoals de moderne workflow technologie hem in staat stelt om dit te doen zonder een lange zoekopdrachten.

Welke systemen worden gebruikt bij ons?

Een van de meest populaire software-oplossingen die gevonden kunnen worden in Russische bedrijven kunnen een combinatie van Microsoft Outlook nutsbedrijven met Microsoft Exchange Server worden genoemd. De eerste toepassing in principe ingesteld op bijna elke computer, terwijl de Exchange Server vaak wordt genomen om te gebruiken als een volwaardige e-mail server. Ondanks het feit dat bedrijven die al enige tijd geleden was de introductie van elektronisch document gehouden, dergelijke programma's worden alleen gebruikt als een platform voor e-mail, na een aantal gecentraliseerde instellingen zelfs deze software kan worden gebruikt als een heel functioneel automatisering workflow voor bijna alle organisaties .

Op dit moment is de Russische markt gevuld met tientallen verschillende systemen, waarmee een document management automatisering, en soortgelijke software biedt niet alleen westerse, maar ook de binnenlandse ontwikkelaars. Zelfs Microsoft, in aanvulling op het bovenstaande programma's, biedt zelfs nutsvoorzieningen zoals Content Management Server of SharePoint Portal Server.

De krachtigste van alle bestaande systemen wordt beschouwd als Documentum, maar vooral grote bedrijven maken gebruik van dit automatiseringsproces. Workflow van sommige bedrijven ten koste van de geautomatiseerde software Lotus Notes-pakket, maar velen noemen het een soort "designer voor programmeurs", dat is opgericht op basis van het complete systeem is heel moeilijk.

Wat is het verschil tussen Russische en West-systemen?

Als we praten over de belangrijkste verschillen tussen binnenlandse en buitenlandse nutsbedrijven, ze zijn verkrijgbaar in schaalvergroting mogelijkheden. Bijvoorbeeld, als het systeem van de westerse ontwikkelaars vrijwel alle besturingssystemen kan werken in, was het vooral binnenlandse alleen ontwikkeld voor een van hen, en natuurlijk, dat het vaak Windows. West-systemen zijn geconfigureerd voor elke DBMS gebruiken. Dergelijke Russische systemen beperkingen kan ernstig de mogelijkheid van het bouwen van cross-platform, geïntegreerde oplossingen belemmeren.

Ten aanzien van functionaliteit, het belangrijkste verschil ligt in het feit dat in het Westen dokumentoproizvodstva automatisering en workflow geïmplementeerd verschillende programma's die onder één merknaam kan worden afgegeven, maar de doelstelling voor verschillende doeleinden. Bijvoorbeeld, het Documentum biedt een aantal afzonderlijke producten, die worden gebruikt voor de volledige automatisering en integratie met ERP-systeem, ondersteuning van het ontwerp en de engineering document management, etc. De overheersende meerderheid van de software die is ontwikkeld in Rusland, die gericht zijn op het oplossen van een bepaald probleem.

Ook vermeldenswaard is dat het belangrijkste verschil zit in de benadering van beide partijen om wat is een automatisering van de workflow systeem. West-systemen zijn bedoeld om volledige automatisering en follow-up ondersteuning door middel van een verscheidenheid aan zakelijke processen binnen de organisatie, terwijl de overgrote meerderheid van de binnenlandse programma's om bepaalde functies alleen te automatiseren.

De kosten van de westerse systemen van ongeveer varieert van $ 400 tot $ 1.000 voor elke taak, nog afgezien van de kosten van de uitvoering, hardware en software die nodig is om een normaal elektronisch document te waarborgen. Vaak zelf-introductie kost ongeveer de helft van de gebruikelijke kosten van de vergunningen, zoals de meeste van het programma voor de automatisering van de workflow geïmplementeerd verschillende promoties, maar in sommige situaties de prijs van een orde van grootte groter. Een van de moeilijkste is altijd het project van de automatisering van de financiële documentatie met betrekking tot de uitvoering van dergelijke projecten kost ongeveer 2-3 keer hoger dan de kosten van de vergunningen.

Binnenlandse software verkocht op $ 200-600 per stoel, en in aanvulling op dat rekening gehouden met de kosten van de aanvullende programma's en diverse apparatuur. Uiteindelijk is het berekenen van de vergelijkingswaarde niet op dezelfde manier als in de westerse systemen.

kenmerken

In de overgrote meerderheid van de gevallen als een prioriteit richting van automatisering zijn de processen met betrekking tot de harmonisatie van documenten, bijvoorbeeld het proces van de eerste voorbereidingen en de verdere uitvoering van de begrotingen. Echter, veel teams nu met behulp van kantoorautomatisering en workflow, dat wil zeggen, met de registratie procedures van uitgaande en inkomende documenten.

Inleiding tot het elektronische systeem is niet fundamenteel verschillend van de instelling van andere geautomatiseerde systemen, daarom is het noodzakelijk om stil te staan bij de bijzondere kenmerken van dit project.

Creatie van enterprise-class storage

Introductie document automatisering in ieder geval voorziet in bepaalde zakelijke repository waarin alle documentatie op te slaan. De logische structuur van de opslag, de ontwikkeling en verdere uitvoering van het beveiligingsbeleid, evenals document opslaghiërarchie vereist maximale nauwkeurigheid en hebben om in een vroeg stadium van het project worden uitgevoerd.

Hierbij moet worden bedacht dat de opslag functie kan worden ingezet bij het begin van het ontwerp, zodat in een vroeg stadium kan worden gemaakt om alle documenten van de huidige opslaglocaties te verplaatsen naar een enkele zakelijke repository. Als gevolg daarvan kunnen gebruikers zich vertrouwd te maken met een van de belangrijkste functies van het systeem, en tegelijkertijd de knie en de toepassing ervan. Versnel de aanpassing van de werknemers te implementeren systemen kunnen worden door middel van het gebruik van de service functies, zoals waarschuwingen over de wijziging van de documentatie, de verschijning van nieuwe documenten, etc.

Zo workflow die nodig is voor elk modern bedrijf dat streeft naar de ontwikkeling en de bedrijfsvoering te verbeteren.