Het management letter (monster)

Het management letter - een document dat is een integraal onderdeel van zakelijke communicatie. Meestal wordt overgebracht via e-mail en dient de uitwisseling van informatie op een speciale manier.

basisbegrippen

Zakelijke correspondentie is nodig om te gaan met verschillende economische of productieproblemen. Met zijn hulp bedrijven en organisaties communiceren met de externe omgeving: partners, klanten of overheidsinstellingen. Meestal gebruikt voor deze management letter.

Het wordt algemeen aangeduid als een schriftelijk document, dat kan zijn:

• reactie op de eerder ontvangen berichten of verzoeken;
• begeleidende papieren geleid meegestuurd met andere instrumenten of materialen;
• letter initiatief in het geval dat de andere wijze van communicatie is niet mogelijk.

Elk van deze opties heeft zijn eigen kenmerken. Toch zijn er gemeenschappelijke regels, volgens welke meestal een officiële brief wordt gemaakt. Dit is begrijpelijk, want het is een zakelijke correspondentie, bijvoorbeeld, begint vaak de conclusie van de meerderheid van de transacties. Een well-formed document kan leiden in de plaats van bestemming een gunstige indruk over de toekomst potentiële partners.

Soorten zakelijke brieven

Afhankelijk van de informatie die de officiële brief bevat, kan het zijn:

1. Afdekken. In het geval dat de boodschap die aan hem is er een suite van applicaties bevat.
2. Claims. Dat wil zeggen, het ongenoegen met een bepaalde situatie (claim).
3. Guidance. bepaalde indicaties worden gegeven in de tekst.
4. Garantie. De afzender bevestigt de nakoming van de toekomstige verplichtingen in het document in te stellen.
5. Informatie. De brief bevat informatie die van belang zijn voor de ontvanger kan zijn.
6. Reclame. De informatie wordt verstrekt aan te trekken om de samenwerking.
7. Kennisgevingsbrief. Voor informatie over het openbaar evenementen.
8. Bevestigingsbrief. Hij neemt nota van het feit dat het krijgen van deze of andere documenten of materialen.
9. Rogatoire commissie. De tekst bevat een oproep om de prikkel voor de ontvanger tot actie.
10. Letter van de boodschap. Het biedt de afzender specifieke informatie van wederzijds belang zijn voor de partijen.

Het doel van deze documenten is de liaison tussen de organisaties of afdelingen.

Compilatie van claimbrief

Op het gebied van samenwerking soms zijn er situaties waarin een van de partijen, om welke reden dan ook, niet aan zijn verplichtingen te voldoen. In dit geval is de eerste partner stuurt een brief aan zijn tegenhanger. Daarin presenteert hij meestal haar voorstellen voor de eliminatie van schendingen van zijn wettelijke rechten. Dit is de officiële brief. Een voorbeeld van een dergelijk document, kunt u willekeurig creëren. In dit geval moet de volgende punten worden overwogen:

1. De schrijfstijl moet de officiële zaken met de installatie van het partnerschap.
2. De essentie van de claim is heel duidelijk worden uitgedrukt.
3. Tijdens de presentatie van de informatie die nodig is om overtuigend concrete feiten te bedienen.

In de klacht brief moet bevatten:

• Gegevens afzender (naam, adres en telefoonnummer);
• volledige informatie over de bestemming;
• beschrijving van de omstandigheden waarin er een conflictsituatie;
• een verwijzing naar de wettelijke normen, waardoor de tegenpartij braken;
• specifieke eisen om de schending weg te nemen, met vermelding van de timing van de uitvoering ervan;
• gevolgen die kunnen optreden als de wederpartij af van de uitvoering ervan.

Bijzondere aandacht moet worden besteed aan hoe de dienst is opgebouwd brief. Het monster moet worden ontwikkeld, zodat de dader het niet zien als een bedreiging. Men moet niet vergeten dat dit slechts een herinnering eist naleving van de wet.

ontwerpregels

Bijzondere aandacht moet worden besteed aan het ontwerp van het management letters. Echter, de wet niet voorziet in dat strenge regels en voorschriften.

Ondanks dit, moeten de volgende punten verplicht in de voorbereiding van dergelijke documenten worden overwogen:

1. Elke officiële brief moet worden geschreven op het formulier. Het wordt ontwikkeld door deskundigen op voorhand op kantoor en bij beschikking van de directeur goedgekeurd.

2. Het document moet bepaalde gegevens bevatten:

2.1. Informatie over de ontvanger en de afzender.

2.2. Referentienummer en de datum van deze brief. Het is noodzakelijk voor de registratie.

2.3. Link naar soortgelijke informatie over de letter-verzoek, als het document is een reactie op het.

2.4. Titel.

2.5. Informatie over de aanwezigheid van alle toepassingen met hun namen en nummers.

2.6. Informatie over de persoon die het document ondertekent (positie en naam).

3. In een brief te lezen in slechts één vraag. Na meerdere bemoeilijken de keuze van de kunstenaar.

4. De informatie moet heel kort samen te vatten, maar het is duidelijk. Het is wenselijk dat de tekst wordt niet meer dan twee pagina's.

5. Het recht om de details van de begunstigde op te geven. Als we praten over de organisatie, moet u zich houdt aan de volgende volgorde:

5.1. Naam van het bedrijf (in het nominatief).

5.2. De structurele eenheid (indien nodig).

5.3. Positie bestemming (in de datief).

5.4. Zijn initialen.

5.5. Het postadres van het bedrijf.

6. Indien meerdere ontvangers, moet u eerst de belangrijkste, en dan alle anderen.

Rekening houdend met al deze factoren, het ontwerp van management letters, in principe, niet moeilijk zijn.

De volgorde van presentatie

Om het document op de juiste wijze is samengesteld, moet u rekening houden met de specifieke volgorde van de presentatie van de informatie in het. Zo kunnen we de optie van hoe je een officiële brief van de respons schrijven overwegen. Eerst moeten we niet vergeten dat, volgens de regels van de etiquette, is het noodzakelijk om te reageren op de informatie binnen enkele dagen na ontvangst. Als we het hebben over de e-mail bericht, de optimale tijd is niet meer dan twee uur. In het geval dat zich aan dergelijke regels niet mogelijk is, is het beter om een bericht te sturen naar de partner.

De brief zelf, in feite bestaat uit twee delen:

1. Inleiding. De afzender stelt het thema, de oorzaak en het fundament van zijn schrijven. U kunt verwijzen naar de voorschriften, die door de wet zijn de basis voor het verstrekken van een antwoord. Daarnaast moet je aandacht besteden aan een aantal punten met betrekking tot deze situatie. Zij zullen u helpen om de essentie van de vraag te onthullen.
2. Samenvatting. Dit deel is gericht op het uitleggen en overtuigend. De tekst moet beknopt, duidelijk en beknopt zijn, en de feiten uiteengezet - bewezen en objectief. Indien nodig kunnen ze worden bevestigd door reële cijfers.

Na een dergelijke tekst wordt meestal gevolgd door een lijst met toepassingen. Eindigt een document ondertekend door de afzender. Daarnaast is het noodzakelijk om te weten hoe je een officiële brief te schrijven, om de ontvanger niet te beledigen. Enerzijds kan de toepassing het wenselijk te beginnen met de uitdrukking "Dear." Ten tweede, kunt u de tekst verbale deelwoord zinnen gebruiken als "te hebben weloverwogen uw voorstel," of "om grondig te testen uw commentaar." Dergelijke vasthouden aan etiquette zal alleen maar ten goede aan beide zijden.

actie Procedure

Het opstellen van officiële brieven is de verantwoordelijkheid van de klerken, secretaresses of andere werknemers die deze taken zijn toegewezen. Wordt geaccepteerd voor het werk dat ze moeten voldoen aan in hun acties volgorde. De werkwijze van dergelijk document doorloopt in het algemeen de volgende stappen:

1. Zorgvuldig onderzoek van de omstandigheden van de zaak. Je moet volledig de situatie met het oog op de mogelijke oplossingen te evalueren beheersen.
2. Het opstellen van het ontwerp-brief. Het is noodzakelijk om alle hierboven uiteengezette eisen rekening te houden.
3. Harmonisatie van de voorbereide tekst. Soms is het nodig om het licht van de opmerkingen van de kop te bewerken. Hij kan enkele verduidelijkingen of uitleg over het onderwerp te maken.
4. Goedkeuring van zijn leidinggevende.
5. De afronding en ondertekening van het document.
6. Registratie letters.
7. E-mail verzenden naar de ontvanger.

Pas na het doorlopen van alle deze stadia, de brief van de ontvanger bereikt, zal in staat zijn om haar missie te vervullen.

dwingende voorschriften

Om een officiële brief, dient u er rekening mee houden dat de eerste pagina van noodzakelijkerwijs afgedrukt op een speciaal formulier. Voor de rest, kunt u regelmatig schone lakens van A4 gebruiken. Hier moet worden bedacht dat het zeer tekstveld heeft zijn grenzen: bovenste en onderste zijn 2 cm, links - 3,5 cm, rechts - 1 cm. Het is niet nodig om de standaard maat te breken om de informatie op één pagina past. Het is beter om alle regels in acht nemen en eenvoudig toe te voegen een extra pagina.

Typ de tekst moet ook volgens de regels:

1. Druk af met de standaard lettertype Times New Roman. Andere opties beter niet toe te passen.

2. Lettergroottes ook geregeld:

• voor de hoofdtekst - 14;
• testpagina's, en een teken van de voorstelling - 12.

3. Plaatsing van gegevens eveneens uitgevoerd in overeenstemming met de regels:

• Tussenafstand - 1;
• tekstgroepering wordt door "breedte";
• overdrachten automatisch geplaatst;
• de afstand van de kop naar het serienummer 2 regelafstand en daaruit naar de hoofdtekst - 3.

Naleving van deze normen is verplicht voor een correcte uitvoering van de letters van de bestemming.

Locatiegegevens

Met het oog op het opstellen van een standaard zakelijke brief, moet je precies weten waar ze moeten worden geplaatst, de details en componenten. De antwoorden op deze vragen bevat een GOST R 6,30-2003. Het beschrijven in detail de vorm van officiële brieven. In feite is een monster waarin de totaliteit van alle details van het document gelokaliseerd op een bepaalde manier. Het is nodig om:

1. Om het proces van zelf registratie kantoor (zaken) brieven te verenigen.
2. In staat zijn om een centrale te bevorderen bereiden standaardformulieren, het verminderen van de noodzaak om het werk handmatig uitvoeren.
3. Vergemakkelijken en te verminderen time visuele information retrieval.
4. Vouw de verwerkingsmogelijkheden van brieven met behulp van computers en andere apparatuur.

Dus, voor conventionele zakelijke brief maakt gebruik van 30 standaard details, die zijn gevestigd in elf verplicht gebieden:

• logo en het embleem;
• auteur;
• aanvangsdata;
• header;
• goedkeuring;
• geadresseerde;
• resolutie;
• tekst;
• handtekeningen en toepassingen;
• coördinatie en zekerheid;
• marks.

Het plaatsen van informatie in bepaalde sectoren laat professionals om het document beter te navigeren, en gewone gebruikers faciliteert het proces van de voorbereiding.

basisvereisten

Sommige leiders ten onrechte denken dat zakelijke correspondentie kan worden uitgevoerd willekeurig zonder enig oog op de regelgeving. Maar deskundigen die verantwoordelijk zijn voor het, moet weten de basisvereisten voor de officiële brief:

1. De aanwezigheid van bijzondere (bedrijfs) vorm.
2. Correct gebruik en plaatsing details.
3. De tekst moet leesbaar en goed bewerkt zijn. Om uit te leggen de essentie van de vraag is het beter om de voorkeur te geven aan eenvoudige gemeenschappelijke voorstellen. Het is noodzakelijk om te spreken in het kort aan elk woord droeg een maximum aan informatie.
4. Afhankelijk van het type, moet het document dienovereenkomstig worden uitgegeven. De brief kan ook verschillende aspecten bevatten. In dit geval is de expositie is het noodzakelijk om te proberen om ze te combineren.
5. Correct gebruik van de set voor het typen normen.
6. Probeer de inhoud van de brief te krijgen was niet categorisch uitdrukkingen. De ontvanger kan de zinsnede als een bedreiging te interpreteren. Bij het ontwerpen van de voorstellen van een beter gebruik van inleidende woorden zoals "blijkbaar", "zoals u weet", "mogelijk" en "hoe".

Deze eisen zijn in de praktijk helpt bij het document management te handhaven in de onderneming.