Notulen van de vergadering - maken naar behoren

Notulen van de vergadering - een document als gevolg van de informatie over de onderwerpen besproken tijdens de vergadering en de genomen beslissingen. Het behoort tot de organisatorische en administratieve documentatie. De informatie in het rapport van de secretaris van de vergadering of de bevoegde persoon op basis van de recorder of handmatige opname. Voorafgaand aan de vergadering alle vereiste documenten moeten worden voorbereid: agenda, de lijst van de deelnemers, teksten, evenals ontwerpen van mogelijke oplossingen.

Notulen van de vergadering van de commissie of een andere instantie wordt gepubliceerd volledig of in samengevatte vorm. Dit laatste omvat niet de bespreking van de problematiek en vangt alleen de genomen beslissingen.

Protocol volledig vorm omvat typisch twee delen - een inleiding en een main. Inleiding bevat de namen (en voorletters) van de voorzittende ambtenaar, secretaris en de leden van de vergadering, evenals de aanwezige personen. Als het nummer aanwezig zijn voor meer dan 15 is, wordt verwezen naar de verplichte volledige lijst met namen. Indien aanwezig behoren tot verschillende instanties, voor elke opgegeven positie en plaats van het werk.

Daarnaast is in het inleidend gedeelte noodzakelijkerwijs moet worden gespecificeerd agenda een opsomming van de vragen in volgorde van belangrijkheid en indicatie rapporteur voor elk onderwerp naam.

Verslag van de vergadering in zijn hoofddeel is verdeeld in secties volgens de agenda. De tekst van elk van de punten, in de regel, is gebaseerd op het korte circuit:

- Hoorzitting: Volledige naam.

- Opgelost (of besloten): Naam.

Samenvatting elk spraak tekst wordt opgeslagen in een protocol of ingesloten in een apart artikel (in casu een briefje met een referentieprotocol in de tekst). In het geval van een stemming gezien de resultaten. De notulen moeten worden gemaakt voor elk item een beslissing heeft genomen.

Het proces-verbaal wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de vergadering. De datum van het protocol is de datum van de vergadering of vergaderingen. Elk protocol wordt gegeven volgnummer van het juiste protocol groep afzonderlijk een lettercode, indien nodig. Nummering is op de stijging het hele jaar door.

Notulen van de vergadering van de raad van bestuur heeft zijn eigen kenmerken. Algemene voorwaarden van dit document worden gegeven in de tekst van de federale wet "On Joint Stock Companies" (artikel 68). Bovendien, als de raad van bestuur van de vergadering zal een besluit over de te nemen uitgifte van aandelen (effecten), in overeenstemming met de Russische Federatie door de Standards uitgifte van effecten van het protocol van de vergadering goedgekeurd moeten de resultaten van de hoofdelijke stemming van alle leden van de raad weerspiegelen. Dit is de basis wettelijke vereisten voor protocol.

In de praktijk kan het ontwerp van dergelijke protocollen sterk variëren afhankelijk van de opstelling van en detail. Sommige protocollen komen overeen met de gedetailleerde transcript van de bijeenkomst met een weerspiegeling van alle opmerkingen en gestelde vragen. De eis voor een dergelijke beheersprotocol wordt gewoonlijk vastgesteld in positie op de directie.

Aan het andere uiterste - extreem korte notulen van de vergadering, met inbegrip van alleen informatie over de samenstelling van de deelnemers, de agenda, de formulering van de opgeworpen kwesties en beslissingen genomen.

Optimale variant is typisch halverwege. Overdreven gedetailleerd rapport wordt opgesteld, in de regel op basis van het verslag van de vergadering. Op haar interpretatie van eventuele onjuistheden die de zin van de desbetreffende kwesties verstoren. Daarnaast moeten we niet vergeten dat het recht om kennis te maken met de notulen van de vergadering, elke aandeelhouder. Bij het bespreken van zakelijke kwesties kan gedetailleerd protocol veel informatie vast te stellen dat een commercieel geheim.

Aan de andere kant, kan leiden tot overmatige kortademigheid protocol gewone aandeelhouders te wekken op het idee van een formele benadering en het gebrek aan doeltreffendheid van de Raad van Bestuur. Het is wenselijk dat elke vraag geven de initiatiefnemers en deelnemers aan de discussie, annotatie optredens, en de auteurs vragen gesteld. Deze aanpak, onder andere, maakt het mogelijk om de bijdrage van elk lid efficiënter te schatten.