Document management - het is een belangrijke schakel in het kantoor

Onder het document naar de regels die binnen de onderneming of instelling vanaf het moment dat ze aankomen op archiefopslag vooraf oplossingen ondertekend begrijpen. De basis van dit concept is om het document, de behandeling van de overdracht van de uitvoerende organen te produceren, de uitvoering van de regelingen voor de uitvoering, certificering, registratie, stuur ze voor opslag.

Dit proces, dat rekening houdt met bewegingen van documentexemplaar met de bewegingssnelheid in deze gevallen. Document management - een proces dat moet worden afgewogen tegen de voorlichtingsactiviteiten van de administratieve apparaat, de documentatie van elke individuele oplossingen, de opslag van nieuw aangekomen documenten.

Een groot aantal tekortkomingen in het beheer van veel apparaten aangesloten alleen met de slechte organisatie van de beweging van de documenten. Bijvoorbeeld, het document circulatie proces management oplossingen moet de drie vereiste onderdelen:

• informatieve steun aan beslissers (dit omvat betrouwbare informatie ter bevestiging van de juistheid van de beschikking);
• documentatie van oplossingen (administratief document);
• controle op de uitvoering (die de organisatie van de voorgenomen werken, de wijze van uitvoeren van de taak, de naleving van de bepalingen en voorwaarden bevat).

Zoals blijkt uit het bovenstaande voorbeeld het document - een verzameling van informatie, op basis waarvan een besluit een status wordt afgegeven; bereiding van oplossingen, waaronder het uitgeven, coördinatie, voorbereiding tot goedkeuring. Al deze stappen vereisen de beweging van een document, niet alleen tussen de structurele onderdelen van de onderneming, maar ook tussen artiesten, variërend van technici, experts, eindigend met de leiders. De conclusie van dit voorbeeld is dat hoe hoger de bewegingssnelheid van een document, hoe hoger de kwaliteit van de uitvoering in elke fase, hoe beter de vennootschap die het proces als geheel.

De term zelf verscheen in de literatuur in de jaren 1920. Toen werd gedacht dat het document - is de organisatie van het werk, gericht op een rationele organisatie van het staatsapparaat als geheel, de verdeling van de verantwoordelijkheden tussen de verschillende performers en diensten. In 1931, de eerste poging om het uniform te regelen werd gemaakt regeltechniek instituut principes van records management. Waren de voorwaarden waaronder de ontvangst en levering van documenten moeten worden uiteengezet, regeltenuitvoerlegging, wordt de regeling ondertekend. De volgende fasen van de ontwikkeling van de economie aan kracht won wettelijke regeling zoiets als records management, waar de nadruk lag op de individuele technische operaties. workflow software is deze wetgeving niet werd genoemd, hoewel het in feite neer net op tijd voor de organisatie van het vervoersdocument kwam. Sinds 1974 werd ondertekend door de belangrijkste document reguleren van het hele proces van papierwerk, die werkt aan deze dag.

Deze wet is "Unified State System of office" (EGSD) genoemd, de punten die zijn gewijd aan de organisatie van de beweging van documenten, technologische methoden van de verwerking en toepassing van de regels. In deze collectie, formuleerde de basisregel: "Document - een snelle beweging van het instrument op de meest beknopte manier, onder andere een minimum aan tijd en arbeid" Alleen door het beoefenen van Vaststelling van de regels, dan kunt u een verbetering van de levensstandaard van mensen, de groei van de staat economie te verwachten.

Om deze doelen te bereiken moeten slim, gedisciplineerd, verantwoordelijke leiders, voor wie de introductie van workflow op basis van EGSD, het is een kwestie van eer en geweten.